سازماندهی و مرتب کردن مدارک شما می تواند سخت باشد، چه در خانه و چه در اداره. این همان کاری است که همیشه به انتهای لیست کارهای شما می رود. اگرچه سخت است، اما اگر راه های درستی را برای حل آن در پیش بگیرید، می تواند بسیار راحت باشد. تنها کاری که باید انجام دهید این است که یک سیستم مناسب در محل خود داشته باشید و از یک رویکرد دیجیتالی استفاده کنید تا هر زمان که نیاز داشتید، مرور هر فایل را آسان کنید. در این مطلب از سلام دنیا درباره 4 روش برای سازماندهی اسناد خود به شیوه‌ای کارآمد صحبت خوواهیم کرد. با ما همراه باشید.
4 روش برای سازماندهی و مرتب کردن فایل ها
1. برای مرتب کردن فایل ها: هر پوشه و فایل را برچسب بزنید
اگر برای برچسب گذاری هر پوشه و فایل کمی زمان بگذارید، می توانید اسناد خود را به شیوه ای منظم سازماندهی کنید. بهترین راه این است که یک پرینت از دسته‌ها یا حروف الفبای خاص روی کاغذ A4 بگیرید، نوارها را برش دهید و روی سرفصل‌های فایل بچسبانید. این کاری است که وقتی فایل های فیزیکی بیش از حد دارید انجام می دهید. اما، زمانی که باید فایل‌ها را روی کامپیوتر انجام دهید، فقط می‌توانید پوشه‌ها و فایل‌ها را بر اساس آن نامگذاری کنید. هر زمان که نیاز به استفاده از فایل ها یا پوشه های خاصی داشته باشید، می توانید به راحتی متوجه شوید.
حتما بخوانید: تمیز و مرتب کردن وسایل نقاشی و میز تحریر
با انجام این کار، می توانید هر آنچه را که به دنبال آن هستید به سرعت و به راحتی پیدا کنید. دیگر نیازی به گشتن در انبوه کاغذها یا مرتب کردن فایل های الکترونیکی بی پایان نیست. همه چیز درست در کشوهای تعیین شده خواهد بود.
2. برای مرتب کردن فایل ها: آنها را به ترتیب زمانی ذخیره کنید
وقتی فایل‌های خود را به ترتیب زمانی ذخیره می‌کنید، همیشه می‌دانید آخرین نسخه یک سند را کجا پیدا کنید. اگر به هر دلیلی نیاز دارید به نسخه قبلی یک سند مراجعه کنید، این می تواند مفید باشد. صرف نظر از آفلاین یا آنلاین، ترتیب زمانی برای ذخیره فایل ها خوب است. در رایانه‌ها، تاریخ‌ها به‌طور پیش‌فرض، آخرین زمان ویرایش فایل را نشان می‌دهند. بنابراین، لازم نیست زیاد نگران باشید. اما، هنگامی که در حال رسیدگی به مدارک فیزیکی هستید، باید راهی برای نگهداری فایل ها به ترتیب زمانی برای جستجو و دسترسی آسان در صورت نیاز ایجاد کنید.
ترتیب زمانی همچنین می تواند به شما در پیگیری تغییرات و پیشرفت در طول زمان کمک کند. بهترین راه برای مرتب‌سازی آنها توسط « اخیراً ویرایش شده » است. به این ترتیب، اگر بعداً اسناد را ویرایش کنید ، در بالای جستجوی شما ظاهر می‌شوند و به شما کمک می‌کنند تغییرات یا به‌روزرسانی‌هایی را که در طول زمان انجام شده است را پیگیری کنید.
3. برای مرتب کردن فایل ها: از یک قرارداد نامگذاری فایل ثابت استفاده کنید
یک قرارداد نامگذاری فایل، سیستمی است برای نامگذاری فایل‌های شما به گونه‌ای که منطقی باشد و به راحتی به خاطر بسپارید. به عنوان مثال، ممکن است از یک سیستم مبتنی بر تاریخ استفاده کنید، که در آن همه فایل‌های شما بر اساس تاریخ ایجاد نامگذاری می‌شوند. یا ممکن است از یک سیستم عددی استفاده کنید که در آن همه فایل‌های شما به ترتیب عدد شماره‌گذاری می‌شوند.
حتما بخوانید: سازماندهی، مرتب سازی و دسته بندی ایمیل ها در جیمیل
راه دیگر این است که از ترکیب حروف کوچک و بزرگ برای نام گذاری فایل های خود استفاده کنید. همچنین می توانید از اعداد یا نمادها برای تمایز بین انواع مختلف اسناد استفاده کنید. هر آنچه را که انتخاب می کنید، فقط مطمئن شوید که با آن سازگار هستید تا بتوانید هر زمان که به آنها نیاز داشتید، فایل ها را پیدا کنید.
4. برای مرتب کردن فایل ها: از فایل های محرمانه محافظت کنید
راه هایی وجود دارد که می توانید فایل های محرمانه خود را ایمن نگه دارید. ابتدا باید یک پوشه برای تمام اسناد محرمانه خود ایجاد کنید. این به شما کمک می کند تا مکان فایل های حساس خود را پیگیری کنید و در صورت نیاز پیدا کردن آنها را آسان تر کنید.
حتما بخوانید: 11 ایده نگهداری و مرتب کردن داروها
در مرحله بعد، باید برای هر نوع سند، زیرپوشه‌هایی ایجاد کنید. به عنوان مثال، ممکن است یک زیرپوشه برای اسناد مالیاتی، دیگری برای سوابق مالی، و برخی دیگر برای اطلاعات پرسنل شرکت داشته باشید. در نهایت، مطمئن شوید که از هر پوشه ای با رمز عبور و دسترسی فقط خواندنی محافظت می کنید. ذخیره کردن فایل ها و پوشه ها کافی نیست، همیشه کامپیوتر تجاری خود را با یک رمز عبور قوی قفل کنید تا هیچ کس نتواند بدون اطلاع شما به کامپیوتر شما دسترسی داشته باشد.
وقتی نوبت به محافظت از فایل‌ها و پوشه‌های فیزیکی می‌رسد، باید آنها را در یک قفسه محکم قرار دهید و آن را با برخی الگوها یا کلیدها قفل کنید. مطمئن شوید که کمد آنقدر ایمن است که هیچکس نتواند آن را از جای خود بلند کند. به این ترتیب فایل ها امن خواهند بود.
سخن آخر
فایل ها برای هر کسب و کاری مهم هستند. بنابراین، خوب است که آنها را به ترتیب یا به گونه ای نگه دارید که هر زمان که به یک فایل خاص نیاز داشتیم، به راحتی آن را پیدا کنیم. همچنین، هنگامی که در مورد پرونده های تجاری صحبت می کنیم، ایمنی از اهمیت بالایی برخوردار است. بنابراین، محافظت از آنها مهم است.
مقالات مرتبط:
مرتب و تمیز کردن کشو وسایل خرت و پرت با ترفندهای ساده
تمیز و مرتب کردن خانه کوچک و بزرگ