با تغییر سبک نیروی کار جهانی به مدل کار کردن در خانه، جلسات اتاق کنفرانس جای خود را به اپلیکیشن های تماس ویدئویی آنلاین داده اند. اگر در زمینه ویدئو کنفراس تازه کار هستید، ما در اینجا به شما کمک می کنیم!
12 نکته کلیدی قبل از شرکت در ویدئو کنفرانس در زمان کار کردن در خانه
1. برای بهترین عملکرد، صفحه برنامه های دیگر را ببندید
قبل از شروع ویدئو کنفرانس، مدتی زمان صرف کرده تا کار خود را ذخیره کنید و از هر گونه نرم افزاری که به آن نیازی ندارید، خارج شوید. به طور خاص باید هر گونه برنامه ای را ببندید که حاوی اطلاعات شخصی تان است یا بیش از حد قدرت سی پی یو کامپیوتر را به خود اختصاص می دهد. باز بودن صفحه تعداد زیادی نرم افزار، عملکرد کامپیوتر را در حین اینکه ویدئو کنفرانس دارید، کند می کند. دلیل این امر این مساله است که خود تماس نیاز به مصرف باتری زیادی دارد، به خصوص اگر با یک لپتاپ کم وزن در حال ویدئو کنفرانس باشید. اگر شنیدید که فن خنک کننده کامپیوتر در حین تماس حرکت می کند یا شروع نرم افزار ویدئو کنفرانس باعث کندی سرعت کامپیوتر می شود، از صفحه تمام نرم افزارهای باز شده در کامپیوتر خارج شوید.
2. قبل از به اشتراک گذاشتن صفحه نمایش، اقدامات احتیاطی را انجام دهید
اگر می خواهید صفحه نمایش خود را در طول یک کنفراس ویدئی به اشتراک بگذارید، ایده خوبی است که اقدامات احتیاطی زیادی انجام داده تا افراد نتوانند چیز خصوصی یا به طور بالقوه شرم آوری را در صفحه نمایش شما مشاهده کنند. ابتدا به صفحه مرورگر خود رفته و تمام صفحات و به خصوص صفحاتی که نمی خواهید دیگران مشاهده کنند را ببندید. سپس حالت «مزاحم نشو» (Do Not Disturb) را بر روی رایانه مکینتاش یا پنجره کامپیوتر خود فعال کنید. این کار تضمین می کند که دیگران هنگام به اشتراک گذاری صفحه تان، پیام های مکالمات شخصی تان را مشاهده نخواهند کرد.
3. اتصال به اینترنت را بررسی کنید
قبل از تماس، از یک نرم افزار کنترل سرعت مانند: Fast.com یا Speedtest.net استفاده کنید تا سرعت اینترنت شما کنترل شود. اگر سرعت اینترنت شما به اندازه کافی سریع نیست، به «روتر وای فای» نزدیک تر شده یا برخی ترفندهای دیگر را برای تقویت سیگنال وای فای خود امتحان کنید. همچنین می توانید از یکی از این نرم افزارها برای سرعت بخشیدن به اتصال اینترنت خود استفاده کنید.
4. پس زمینه بی رنگ با چراغ های پر نور را انتخاب کنید
بهتر است که تماس ویدئویی را در مکانی با نور طبیعی فراوان انجام دهید. به این شکل، صورت شما واضح خواهد بود. با این وجود، اگر اتاق شما به اندازه کافی نور خورشید دریافت نمی کند، سعی کنید در زیر برخی از نورهای ملایم فلورسنت (نه بیش از حد شدید) قرار بگیرید. بهتر است که ناحیه ای با زمینه بی رنگ نیز انتخاب کنید- هیچ چیز شلوغ نباشد. اگر فقط در کنار دیوار بنشینید، مناسب خواهد بود. اگر نمی توانید یک پس زمینه مناسب پیدا کنید، می توانید پس زمینه خود را با استفاده از برنامه اسکایپ تار کنید. اگر از برنامه ZOOM استفاده می کنید، حتی می توانید از پس زمینه های مجازی موجود در نرم افزار استفاده کنید.
5. قبل از شروع یک تماس ویدئویی، صدا و تصویر را کنترل کنید
قبل از شروع یک تماس ویدئویی، اطمینان حاصل کنید که هر دو دستگاه صدا و تصویر وصل بوده و به خوبی کار می کنند. اکثر نرم افزارهای کنفرانس ویدئویی دارای یک سرویس تست تماس هستند. در منو Option یا تنظیمات به دنبال آن در نرم افزار ویدئو کنفرانس خود بگردید. به عنوان مثال، در نرم افزار اسکایپ، می توانید به بخش «صدا و تصویر» در بخش «Preferences» بروید تا تماس ویدئویی آزمایشی داشته باشید.
6. دوربین را در سطح چشم خود قرار دهید
مهم است که دوربین را در سطح مطلوب قرار دهید. سعی کنید تا آن را درست در سطح چشم قرار دهید تا نیاز نباشد به بالا و یا پایین نگاه کنید. واقعا نمی خواهید که یک همکار در جلسه کاری، بینی شما را نگاه کند. همچنین، وقتی صحبت می کنید، به خودتان یا پنجره گفت و گو نگاه نکنید، مستقیما به دوربین نگاه کنید. در این صورت، افراد دیگر احساس نمی کنند که حواس تان پرت شده است.
7. یک میکروفون یا دوربین بهتر تهیه کنید
برای تماس های گاه به گاه، میکروفن یا دوربین داخلی لپتاپ باید مناسب باشد. اما اگر لپتاپ شما قدیمی است، ممکن است متوجه شوید که این دوربین حتی به اندازه دوربین تلفن هوشمند شما کاملاً واضح نیست. اگر قرار است که به طور روزانه عضوی از یک جلسه آنلاین باشید، شاید تمایل داشته باشید که دوربین یا هدست بهتری را خریداری کنید. در مرحله بعد، هنگام تماس ویدئویی استفاده از هدفون یا ایرباد را امتحان کنید. به خاطر نزدیکی بیشتر به دهان، صدای بهتری از میکرفون داخلی خود لپتاپ دارد. برای جلوگیری از ایجاد تاخیر، از هدفون سیمی استفاده کنید.
8. از قبل سازمان دهی کنید
اگر یک جلسه برگزار می کنید، سعی کنید تا تمام نکات گفت و گو و اسناد خود را از قبل آماده کنید. اگر همکارانتان نیاز به دیدن سند دارند، آن را قبل از شروع مکالمه برای همکاران ارسال کنید و اطمینان حاصل کنید که همه قبل از جلسه ویدئویی به تمام اطلاعات دسترسی دارند. در این صورت، نیازی نیست تا چند دقیقه اول جلسه را صرف این کنید که همه جدیدترین اطلاعات را دریافت کنند.
9. لباس مناسب بپوشید
تنها اینکه در خانه کار می کنید، به این معنا نیست که می توانید با لباس خواب در جلسات شرکت کنید. البته نیازی نیست که در این کار زیاده روی کرده و با کت شلوار و کراوات ظاهر شوید. یک لباس معمولی پیدا کرده و لباس معمولی یا رسمی کار یا هر چیزی که لباس فرم محل کارتان است را به تن کنید. بله، شلوار به انتخاب خودتان است، اما چرا خطر می کنید؟ اگر فراموش کنید که قبل از ایستادن، دوربین لپتاپ را خاموش کنید، می تواند فاجعه وار باشد.
10. وقتی صحبت نمی کنید، ساکت بمانید
وقتی در خانه در یک جلسه ویدئویی با تعداد زیادی شرکت کننده قرار دارید، بهتر است که اکثر مواقع ساکت بمانید. فقط در مواردی صحبت کنید که نیاز به صحبت کردن شما است. سعی کنید تا هر گونه صدایی در اطراف خود را ساکت کنید. و همچنین، اگر کسی وارد اتاق شد و شروع به صحبت کردن در حین تماس ویدئویی کرد (این احتمال خیلی زیاد است، زیرا شما در خانه هستید)، مجبور نیستید برای ساکت کردن سریع او عجله کنید.
11. مانند وقتی که در جلسه حضور فیزیکی دارید، تمرکز کنید
اگرچه استفاده از زمان کنفرانس ویدیویی برای مشاهده اینباکس یا خواندن مقالات وسوسه‌انگیز است، اما احتمالا نباید این کار را انجام دهید. سعی کنید که وقتی شخصی صحبت می کند، به او توجه کرده و حواس خود را بر روی دوربین متمرکز کنید. اساسا، به گونه ای رفتار کنید که اگر در یک کنفراس به طور فیزیکی شرکت می کردید، رفتار می کردید. اگر همین الان در یک اتاق کنفرانس بودید، آیا می توانستید رفتار تقلید گونه یک گربه در وبسایت «ردیت» را مشاهده کنید؟ اگر این گونه نیست، این کار را در کنفرانس ویدئویی خود نیز انجام ندهید. اگر چیزی را تایپ می کنید یا به چیزی نگاه می کنید، همکارانتان به شما خواهند گفت که شما توجه نمی کنید.
12. سعی کنید تا حیوانات خانگی و کودکان را از اتاق کنفرانس دور نگه دارید، اما استرس نداشته باشید
اگر کودک یا حیوان خانگی دارید، بهتر است که از کسی بخواهید که در حین تماس ویدئویی تان از آنها مراقبت کنند. اگر هیچ کسی در دسترس نیست تا از آنها مراقبت کند، سعی کنید تا آنها را با انجام فعالیتی که لذت می برند، مانند تماشای کارتون سرگرم کنید. حتی اگر این اقدامات را انجام دهید، کودکان هنوز هم ممکن است که وارد اتاق شوند، اما در مورد آن استرس بیش از حد نداشته باشید. با توجه به شرایط فعلی، همه باید به خوبی این مساله را درک کنند. اگر این اتفاق افتاد، کافی است تا مودبانه از همکارانتان بخواهید که آیا ممکن است لحظه ای آنجا را ترک کنید، مطمئنا همکارانتان درک خواهند کرد.