به عنوان یک متخصص آداب معاشرت، من اغلب از رسانه های اجتماعی استفاده می کنم تا توصیه ها و نکات خودم در مورد موضوعات مختلف از جمله آداب ایمیل زدن تا آداب قرار گذاشتن را به اشتراک بگذارم. از آنجاییک ه بیشتر اوقات در حال حرکت هستم، مصاحبه های زیادی را از طریق Skype و Google+ Hangout انجام می دهم. به لطف تکنولوژی، می توانم قرارهای کاری را با هر کسی، در هر زمانی و هر جایی از دنیا انجام دهم. حتی اگر شما ترجیح می دهید ارتباط چهره به چهره داشته باشید، احتمال دارد که روزی برای ارتباط برقرار کردن با همکاران، مشتری ها و گزارشگران مجبور شوید که کنفرانس ویدئویی برقرار کنید. ممکن است فکر کنید کنفرانس ویدئویی آن سطح از مبادی آداب بودن که در ملاقات حضوری لازم است را نیاز ندارد، اما تاثیر بصری یکسان است. تحقیقی در این زمینه صورت گرفته است که نشان داده است که 64 درصد از ما به طور هفتگی ویدئو کنفرانس داریم و دورکاری در حال افزایش است، و یک تصویر دیجیتالی جذاب به یک ضرورت حرفه ای تبدیل شده است. در اینجا نکاتی ارائه شده است که به شما کمک می کند وقتی برای کنفرانس ویدئویی آماده می شوید، ظاهر و رفتار حرفه ای تری داشته باشید.
7 اصل ضروری برای داشتن بهترین شرایط ظاهری و رفتاری در کنفرانس ویدئویی
1. فضا را روشن کنید
چراغ ها و زوایا برای یک مکالمه ویدئویی به همان اندازه ای مهم هستند که برای عکس های حرفه ای مهم اند. ممکن است شما توجه خاصی به ظاهرتان هنگام تماس ویدئویی با یک همکار قدیمی نداشته باشید، اما وقتی با یک سرمایه گذار، مشتری جدید یا کارمند احتمالی آینده صحبت می کنید، وضعیت کاملاً متفاوت است. به طور کلی از لامپ های فلورسنت اجتناب کنید زیرا می تواند سایه های ناخوشایند ایجاد کند. از چراغ های سقفی نیز خودداری کنید، زیرا در زیر خود سایه های تاریک ایجاد کند. منبع اصلی نور را پشت دوربین قرار دهید. به این شکل، نور و دوربین در یک جهت هستند. شما همچنین می توانید پشت دوربین از دو منبع نور استفاده کنید، یکی در سمت راست و دیگری در سمت چپ. در مورد زاویه، دوربین باید در سطح چشم شما قرار گیرد. اگر از لپ تاپ استفاده می کنید، چیزی زیر آن قرار دهید تا لنز دوربین مساوی با چشم شما بالا بیاید.
2. یک پس زمینه خنثی انتخاب کنید
چه در منزل یا در یک دفتر رسمی باشید، اطمینان یابید که پس زمینه تصویر شما ساده و حرفه ای باشد. هر چقدر خلوت تر، بهتر. به عبارت دیگر، ممکن است شما علاقمند باشید عکس همه خانواده خود را به دیوار آویزان کنید، اما شاید اینها حواس فردی که در آن سوی دوربین است را پرت کند. همین مسئله می تواند در مورد هر چیز دیگر از به هم ریختگی ها، لباس، جعبه ها، غذا و نوشیدنی ها صدق کند و شما را غیر حرفه ای جلوه دهد. پشت میز کار خود بنشینید و یک عکس سلفی از آنچه در پس زمینه تصویر شما وجود دارد، بگیرید. اشیاء روی میز یا دیوار که باعث افت جایگاه شرکت شما می شود را بردارید. روی رنگ و تصویر پس زمینه دقت به خرج دهید، حتی اگر مشتری های شما بدانند که به صورت تکی فعالیت می کنید، لزومی ندارد که به آنها یادآوری کنید که شما از خانه کار می کنید.
3. بهترین لباس خود را بپوشید
وقتی صحبت از لباس پوشیدن می شود، از پارچه های طرح دار، راه راه و شطرنجی اجتناب کنید. رنگ های یک دست و سرزنده را انتخاب کنید. جواهرات ساده بهترین انتخاب هستند. خانم ها باید از گوشواره های آویز یا سایر تزئیناتی که هنگام حرکت سر و صدا ایجاد می کنند، خودداری کنند. برای بیشتر کنفرانس های ویدئویی، شما می توانید از کمر به پایین هر چیزی بپوشید، مگر در مواردی که نیاز به ایستادن است. آخرین بار قبل از شروع مکالمه ویدئویی ظاهر خود را بررسی کنید. دندان ها، موها و آرایش خود را بررسی کنید و از پودر آرایشی استفاده کنید تا براق بودن پوست را کم کنید. یک شانه یا برس و یک آینه کوچک روی میز داشته باشید تا در فاصله زمانی قطع شدن موقت مکالمه ظاهر خود را مرتب نگه دارید.
4. عواملی که باعث حواس پرتی می شود را حذف کنید
شاید شما ویدئوهای طنزآلودی که کودکان در میان مصاحبه خبری پدرشان وارد تصویر می شوند را به یاد داشته باشید. اگر کودک یا حیوان خانگی دارید، پیش از شروع کفرانس ویدئویی درب اتاق خود را ببندید (شاید بهتر باشد قفل کنید)، به خانواده خود بگویید که در یک کنفرانس هستید. این به جلوگیری از بوجود آمدن موقعیت های ناخوشایند یا خجالت آور کمک می کند.
5. یادداشت های خود را در نزدیکیتان نگه دارید
اگر در حین کنفرانس ویدئویی نیاز به بیان نکاتی دارید، آن ها را روی کاغذ بنویسید و کنار دوربین بچسبانید. در صورت گم کردن رشته کلام، این یادداشت به شما کمک می کند. تا جایی که ممکن است نکات را به خاطر بسپارید، و یک دفترچه یادداشت و خودکار داشته باشید تا در صورت امکان یادداشت برداری کنید.
6. تماش چشمی را حفظ کنید
مطمئناً اگر به طور مستقیم به دوربین یا حداقل چهره شخص نگاه نکنید، مانند افراد تازه کار به نظر می رسید. در مقابل نگاه کردن به تصویر خود در گوشه صفحه نمایش مقاومت کنید.
7. بهترین جلوه های صوتی-تصویری را تهیه کنید
اگر کنفرانس های ویدئویی زیادی دارد، روی تهیه یک وب کم با کیفیت و با قابلیت های بالا سرمایه گذاری کنید. بسته به محیط اطراف شما، ممکن است بخواهید از هدست یا هندزفری در طول تماس خود استفاده کنید. حتی اگر بخاطر کنفرانس ویدئویی احساس عصبی بودن می کنید، به یاد داشته باشید که این یک تمرین عالی است. زمانی که در مقابل دوربین قرار می گیرید، شما مهارت های دیگری در کسب و کار بدست می آورید.