29 نکته مهم برای ساخت اسلایدهای حرفه ای و داشتن یک ارائه عالی با پاورپونیت

29 نکته مهم برای ساخت اسلایدهای حرفه ای و داشتن یک ارائه عالی با پاورپونیت استفاده از اسلایدهای پاورپوینت یک راه مفید برای ارائه مطالب در کنفرانس ها و جاهای دیگر است. با وجود این برای ساختن پاورپونیت تاثیرگذار و بدون اشتباه رعایت نکاتی در زمان ساخت اسلایدها ضروری است که در ادامه بیان شده است.

وقتی صحبت از ساخت یک پاورپوینت می شود، منظور نمایش اسلایدهایی که سریع تهیه می شوند، به راحتی قابل تغییرند و موضوعات بصری را به راحتی منتقل می کنند، و یک راه مفید برای ارائه مطلب است. با این حال، نمایش اسلایدها می توانند فاجعه بار بشوند، حتی اگر افراد با تجربه آن را تهیه کرده باشد. کلید موفقیت این است که مشخص کنید نمایش اسلاید یک کمک بصری در بیان محتوا است و یک حواس پرتی بصری برای ارائه مطلب نیست.  

نکاتی برای ساختن پاورپوینت های موثر

1. از ویژگی اسلاید مستر استفاده کنید تا الگوی طراحی ثابت و ساده ایجاد کنید. این الگو برای ارائه محتواهای مختلف خوب است (برای مثال لیست، متن دو ستونی، تصویر)، اما باید با سایر عناصر مانند فونت ها، رنگ ها و پس زمینه ها سازگار باشد.

2. تعداد کلمات موجود در هر صفحه را محدود کنید. از عبارات کلیدی استفاده کنید و فقط اطلاعات ضروری را وارد کنید.

3. نقطه گذاری را کم کنید و از گذاشتن کلمات به شکل تمام حروف بزرگ (در متون انگلیسی) خودداری کنید. فضای خالی روی اسلاید به قابلیت بهتر خوانده شدن متون کمک می کند.

4. برای متن و پس زمینه از تضاد رنگ های استفاده کنید. متن روشن روی پس زمینه تیره، بهترین حالت است. پس زمینه های طرح دار می تواند قابلیت خوانایی متن را کاهش دهد.

نکات کلیدی برای ساخت اسلاید حرفه ای

5. از قرار دادن متن های متحرک اجتناب کنید، برای مثال متنی که از یک سمت تصویر وارد و از سمت دیگر خارج می شوند. این ویژگی در نگاه اول جذاب به نظر می رسد، اما می تواند تمرکز بیننده را به هم بزند.

6. استفاده بیش از حد از جلوه های ویژه مانند انیمیشن ها و صداها ممکن است ارائه شما را شلوغ کند و بر اعتبار شما تاثیر منفی بگذارد.

7. از تصاویر با کیفیت استفاده کنید که پیام شما را کامل و به خوبی به مخاطب برساند. اطمینان یابید که تصویر شما هنگامی که توسط پروژکتور در اندازه بزرگ نمایش داده شود، وضوح خود را حفظ می کند.

8. اگر در پاورپوینت خود لحظاتی دارید که با کلیک کردن، متون ظاهر می شوند؛ آن را به شکل ساده قرار دهید، از بالا یا چپ وارد شدن متون، بهترین گزینه است. تنها زمانی از این حالت استفاده کنید که لازم است، زیرا این جلوه ها می تواند ارائه را آهسته کند.

9. تعداد اسلایدها را محدود کنید. ارائه دهندگانی که دائم در حال رد کردن اسلایدها هستند احتمالاً مخاطبان خود را از دست می دهند. یک قانون خوب، رعایت یک اسلاید در هر دقیقه است.

10. یاد بگیرید که ارائه خود را در روشی غیر خطی هدایت کنید. پاورپوینت به ارائه دهنده اجازه می دهد به بدون نیاز به جابجایی در همه صفحات به عقب یا جلو برود.

روش های ساخت حرفه ای برای ارائه با پاورپوینت

11. یاد بگیرید چطور اسلایدها را جلو و عقب ببرید و آن را برای ارائه خود تمرین کنید. مخاطبان اغلب از شما می خواهند که اسلاید قبلی را دوباره ببینند.

12. در صورت امکان، اسلایدهای خود را روی صفحه نمایش مورد نظر خود مشاهده کنید. مطمئن شوید که اسلایدها از صندلی های ردیف عقب قابل خواندن باشند. متن و تصاویر گرافیکی باید برای خواندن به اندازه کافی بزرگ باشند، اما نه آنقدر بزرگ که جلوه بدی پیدا کند.

13. همیشه یک طرح جایگزین برای مواردی که مشکلات فنی رخ می دهد داشته باشید. به خاطر داشته باشید که روش سفارشی سازی handouts (پرینت اسلایدها) و transparency انیمیشن یا دیگر جلوه های ویژه را نشان نمی دهد.

14. با کسی که قبلاً ارائه پاورپوینت را ندیده است، تمرین کنید. از او بخواهید درباره رنگ ها، محتوا و هر افکت یا تصاویر گرافیکی که مشاهده می کند صادقانه نظر بدهد.

15. از روی اسلایدها نخوانید. محتوای اسلایدها برای مخاطبان است، نه ارائه دهنده.

16. با اسلایدهای خود صحبت نکنید. بسیاری از ارائه دهندگان در هنگام بیان مطالب پاورپوینت به جای توجه به مخاطبان، به صفحه نمایش نگاه می کنند.

17. بخاطر هیچ چیزی از ارائه خود غذرخواهی نکنید. اگر فکر می کنید خواندن یا فهمیدن چیزی مشکل است، از آن استفاده نکنید.

18. در صورت امکان، به جای فلاپی دیسک روی هارد دیسک اجرا کنید. اجرای فلاپی دیسک می تواند ارائه شما را کند نماید.

ترفندهای ساخت اسلاید برای ارائه با پاورپوینت

7 اشتباه مخرب در ارائه پاورپوینت

جای تعجب نیست که استفاده از نمایش اسلایدها با پاورپوینت، در ارائه اغلب کسب و کارهای امروزی یک قاعده شده است. نمایش اسلایدها یک روش سریع و قابل به روزرسانی و موثر در انتقال تصویری مطالب مورد نظر است. با این حال در صورت ارائه نامناسب می تواند تبدیل به فاجعه شود. پاورپوینت باید ابزاری برای هدایت مخاطب به سمت درک بیشتر از موضوع مد نظر باشد، نه چیزی که او را سردرگم کند. برای رسیدن به بهترین نتیجه، باید از این هفت اشتباه مهلک پرهیز کنید.

1. عبور اسلاید و جلوه های صوتی

عبور اسلاید و جلوه های صوتی می تواند کانون توجه مخاطب باشد که به نوبه خود باعث پرت شدن حواس مخاطب می شود. بدتر از آن وقتی ارائه، دارای چندین افکت و عبور اسلاید باشد، روی کامپیوتر کندتر اجرا می شود در نتیجه آن یک ارائه آهسته است که می تواند مضحک جلوه کند. این ترفندها به ندرت باعث بهبود انتقال پیام شما به مخاطب می شود. استفاده از انواع افکت ها تنها باعث منحرف شدن تمرکز مخاطبان می شود. روی پیام خود تمرکز کنید، نه استفاده از همه بخش های فناوری.

2. کلیپ آرت استاندارد

پاورپوینت ها به طور گسترده ای از کلیپ آرت ها به عنوان کلیشه های بصری استفاده می کند. این نشان دهنده عدم خلاقیت و دنبال کردن یک فرم استاندارد خسته کننده است. ابتدا، مطمئن شوید که به تصاویر گرافیکی برای انتقال بهتر پیام خود نیاز دارد. اگر از آنها استفاده کردید، از عکس هایی که خودتان اسکن کرده اید یا تصاویر با کیفیت بهتر از سایت هایی مانند: ((PhotoDisc (www.photodisc.com) یا ((Hemera’s Photo (www.hemera.com) کمک بگیرید. اسکرین کپچرها یا همان تصاویر ضبط شده از صفحه نمایش، واقع گرایی را به پاورپوینت اضافه می کند، مخصوصاً وقتی اطلاعات درباره یک وب سایت یا برنامه کامپیوتری ارائه می شود. دو برنامه محبوب برای ضبط از صفحه نمایش عبارتند از:

  • برنامه ((Snagit  (www.techsmith.com) برای Windows
  • برنامه ((Snapz Pro (www.ambrosiasw.com) برای Macintosh. هر دو به عنوان نرم افزارهای اشتراکی، در دسترس هستند.

کلیپ آرت استاندارد در پاورپوینت

3. قالب های ارائه

کلیشه تصویری دیگر. قالب ها شما را وادار می کند تا ایده های اصلی خود را در قالب های از پیش تعریف شده قرار دهید. قالب اغلب حاوی پس زمینه های هستند که مانع تمرکز می شود و ترکیب رنگی ضعیفی دارند. یک کتاب خوب درباره وب گرافیک انتخاب کنید و از اصول مشابه برای اسلایدهای خود استفاده کنید. ظاهر متمایزی برای اسلایدهای خود ایجاد کنید یا از لوگو شرکت در گوشه ای از صفحه استفاده کنید.   

4. اسلایدهای متن سنگین

اسلایدهای طرح ریزی شده ابزار خوبی برای نمایش یک ایده به طور گرافیکی یا ارائه یک خلاصه هستند. اسلایدها ابزاری ضعیفی برای جزئیات و خواندن هستند. از پاراگراف ها، نقل قول ها یا حتی جملات کامل خودداری کنید. اسلایدها را به پنج سطر محدود کنید و از کلمات و عبارات برای بیان نکته های خود استفاده کنید. هضم و حفظ کلمات کلیدی، برای مخاطب آسانتر خواهد بود. هرگز از اسلایدهای خود به شکل متون سخنگو استفاده نکنید.

5. در نظر نگرفتن مخاطبان

ارائه دهندگان اغلب یک جدول یا تصاویر گرافیکی را مستقیماً از مطالب چاپی موجود، اسکن می کنند و آن را در ارائه اسلایدهای خود وارد می کنند. نتیجه تقریباً همیشه مطلوب نیست. تصاویر چاپی معمولاً به این منظور تهیه می شوند که از فاصله های 20 تا 30 سانتی متری دیده شوند، نه از فواصل چند متری. به طور معمول، این تصاویر بسیار کوچک هستند، جزئیات و متن آنها بیشتر از آن است که در ارائه تصویری موثر باشد. این مسئله درباره اندازه فونت (اندازه قلم) نیز صدق می کند؛ فونت 12 برای خواندن متنی که در مقابل شماست کافی است. در یک ارائه پرده ای، حداقل باید از فونت 40 استفاده کنید. مطمئن شوید که همه عناصر اسلایدها به اندازه کافی بزرگ است که به راحتی مشاهده شوند. اندازه واقعاً مهم است. 

اشتباهات مخرب در زمان ارائه با پاورپوینت

6. خواندن

یک ارائه کلامی باید بر گفت و شنود تعاملی متمرکز باشد، نه خواندن توسط گوینده یا مخاطب. تقاضای زبان گفتار و نوشتاری بسیار متفاوت است. زبان گفتاری کوتاه تر، رسمی تر و مستقیم تر است. خواندن متن، ارائه را خراب می کند. نکات مرتبط را می توان با handout در اختیار مخاطبین گذاشت. یکی از اهداف شما به عنوان ارائه دهنده جلب توجه مخاطبین است. اگر قبل از ارائه مطالب خود را توزیع کنید، مخاطبان به جای اینکه به شما گوش کنند، پرینت تهیه شده از اسلایدها با handout را مطالعه می کند. اغلب، بخشی از یک ارائه موثر در توانایی برای معلق نگه داشتن مطلب تا هنگام جذب مخاطب بستگی دارد. اگر مخاطب بتواند همه چیزی که قصد دارید بگویید را به راحتی بخواند، آن عنصر از بین می رود.

7. اعتماد به فناوری

شما هرگز نمی دانید که چه موقع ممکن است نقص تجهیزات شما را وادار کند تا ارائه را در کامپیوتر دیگری ادامه دهید. از قبل آماده باشید و یک بک آپ از فایل ارائه خود روی سی دی داشته باشید. با این حال بهتر است یک فلش مموری ها نیز در نوت بوک شما باشد. با استفاده از آن می توانید تغییرات آخرین لحظه ای نیز ایجاد کنید. همچنین ایده خوب این است که اسلایدهای اصلی در چندین رنگ تهیه کنید. در بدترین حالت، هیچ یک از این فناوری ها کار نمی کنند و شما هیچ تصویری برای ارائه ندارید. اگر روی پیام تمرکز کنید، باید همچنان بتوانید یک ارائه عالی داشته باشد. تمام مطالب موجود در ارائه را بیاموزید، آن را تمرین کنید و آماده باشید تا صرفنظر از فناوری موجود، مخاطب را درگیر کنید. این تقریباً یک هنر گم شده است.

اشتباهات رایج در ساخت اسلاید برای ارائه

نکاتی برای ارائه پاورپوینت های موثر

1. فونت ها (قلم ها)
  • فونت های خوانا مانند Arial و Helvetica را انتخاب کنید. از انتخاب فونت هایی مانند Times New Roman و Palatino اجتناب کنید زیرا این قلم ها بعضی اوقات به راحتی خوانده نمی شوند.
  • از اندازه کوچکتر از 24 برای فونت خود استفاده نکنید.
  • برای همه عناوین خود از فونت های یکسان استفاده کنید.
  • یک فونت را برای بدنه متن و فونت دیگر را برای عناوین انتخاب کنید.
  • برای زیر نویس ها حالت برجسته (bold) یا اندازه های مختلف را بکار ببرید.
  • ·قلم چهارم را برای شماره صفحات یا ستون های فرعی، به عنوان قلم ثانویه بدنه متن داشته باشید.
  • هرگز بیش از چهار فونت برای هر مطلب استفاده نکنید.
  • هر صفحه را به شکل واضحی علامت گذاری کنید. از فونت های بزرگتر (35-45) یا رنگ های مختلف برای عنوان استفاده کنید.
  • فونت های بزرگتر را برای مشخص کردن مطالب مهم تر انتخاب کنید.
  • از رنگ ها، اندازه ها و سبک های (مانند bold) مختلف، برای تاثیر بیشتر کمک بگیرید.
  • از فونت های تو خالی اجتناب کنید زیرا خواندن آنها دشوار است.
  • از جملات طولانی خودداری کنید.
  • از مخفف ها و کلمات اختصاری اجتناب کنید.
  • علائم نگارشی را محدود کنید.
  • در هر خط بیش از 8-6 کلمه بکار نبرید.
  • برای علامت های نگارش بولت پوینت (bullet point)، از قانون 6 × 6  استفاده کنید. منظور استفاده از حداکثر 6 کلمه در هر سطر و عدم وجود بیش از 6 خط علامت گذاری شده (با علائمی مثل ● ▪ ) در هر اسلاید است.
  • از متن تیره روی زمینه روشن یا از متن روشن روی زمینه تیره استفاده کنید. با این حال، پس زمینه تیره گاهی خواندن متن را برای برخی افراد مشکل می کند.
  • از حروف بزرگ استفاده نکنید، به جز عناوین.
  • عناصر تکراری (مانند شماره صفحه) را در هر صفحه در محل یکسان قرار دهید.
  • برای امتحان کردن خوانایی فونت انتخابی، چند متر دورتر از مانیتور بایستید و ببینید که آیا می توانید اسلاید را بخوانید یا نه.

نقش فونت ها در ارائه با پاورپوینت چیست

2. طراحی و تصاویر گرافیکی

  • از قالب های طراحی استفاده کنید.
  • موقعیت ها، رنگ ها و سبک ها را همگون کنید.
  • تنها اطلاعات لازم را وارد کنید.
  • مطالب را به اطلاعات ضروری محدود کنید.
  • محتوا باید بدیهی باشد.
  • از رنگ ها برای تضاد و تعاریف استفاده کنید.
  • وجود اسلایدهای زیاد مخاطبان شما را کم می کند.
  • پس زمینه را ثابت نگه دارید.
  • تعداد حالت های عبور (transition) استفاده شده را محدود کنید. بهتر است تنها از یکی استفاده کنید تا مخاطبان بدانند انتظار چه چیزی را داشته باشند.
  • از علامت های (bullet) یکسان برای کل یک صفحه استفاده کنید.
  • از قانون گرافیکی یکسان در بالای همه صفحات سند چند صفحه ای استفاده کنید.
  • به جای چندین تصویر کوچک، از دو یا چند تصویر بزرگ کمک بگیرید.
  • به جای اینکه سیلی از تصاویر را ارائه دهید، آنها را اولویت بندی کنید.
  • همه تصاویر را در یک اندازه قرار دهید.
  • از حاشیه یکسان استفاده کنید.
  • تصاویر را بصوری عمودی یا افقی بچینید.
  • وقتی از نمودار ها و تصاویر گرافیکی استفاده می کنید، فقط از متن کافی استفاده کنید تا تصویر یا نمودار را توضیح بدهد.
  • طرح را تمیز و خلوت نگه دارید. در اطراف متن و تصاویر گرافیکی فضای خالی بگذارید.
  • از کلیپ آرت های با کیفیت استفاده کنید و بکار بردن آنها را محدود کنید. یک تصویر گرافیکی باید مرتبط به موضوع اسلاید باشد و آن را ارتقاء دهد.
  • سعی کنید در طول ارائه از تصویر گرافیکی یکسانی  استفاده کنید (مثلاً کارتون، عکس).
  • تعداد تصاویر گرافیکی هر اسلاید را محدود نگه دارید.
  • تکرار یک تصویر، پیام را تقویت می کند.
  • برای تبدیل یک تصویر به چند تصویر، آن را تغییر اندازه، تغییر رنگ و معکوس کنید. از تکثیر در اندازه، رنگ و جهت های مختلف برای ضریب سودمندی یک تصویر کلیپ آرت واحد استفاده کنید.
  • یک تصویر واحد را با ایجاد تضاد چشمگیر برجسته کنید. از رنگ ها برای ایجاد تغییر قابل توجه در یک نسخه از کلیپ آرت خود استفاده کنید.  
  • پیش از ارائه اصلی، تمام تصاویر را روی صفحه نمایش بازبینی کنید.
  • از تصاویر مبهم و افکت های انیمیشن شلوغ اجتناب کنید، مگر اینکه مستقیماً با اسلاید شما مرتبط باشد.

چگونه از تصاویر برای ارائه عالی با پاورپوینت استفاده کنیم

3. رنگ
  • تعداد رنگ های یک صفحه را محدود کنید.
  • رنگ های روشن باعث می شود مطالب کوچک تر و خط ها باریک تر دیده شوند. همچنین برخی رنگ های روشن خوانایی مطالب را مشکل می کند.
  • در یک نمودار از بیش از چهار رنگ استفاده نکنید.
  • پیش از ارائه اصلی، تمام رنگ ها را روی صفحه نمایش بررسی کنید. رنگ ها ممکن است روی پرده متفاوت از روی مانیتور ظاهر شوند.
4. ارائه عمومی
  • با دقت برنامه ریزی کنید.
  • تحقیقات خود را انجام دهید.
  • مخاطب خود را بشناسید.
  • ارائه خود را زمان بندی کنید.
  • راحت و واضح صحبت کنید.
  • املاها و موارد نگارشی را بررسی کنید.
  • ارائه را نخوانید. تمرین کنید تا بتوانید نقاط مهم را مطرح کنید. متن باید به عنوان یک اشاره برای ارائه دهنده به کار رود نه پیام برای بیننده.
  • در ابتدا خلاصه ای از مطلب ارائه دهید. سپس اطلاعات تکمیلی را بیان کنید. در آخر نکات مهم را مرور کنید.
  • اغلب بهتر است که نقاط علامت دار یا بولت شده به صورت یکجا روی صفحه ظاهر شود تا مخاطب به جای خواندن متن به ارائه دهنده گوش کند.
  • از موس بی سیم استفاده کنید یا موس سیمی را انتخاب کنید که بتوانید در حین صحبت حرکت کنید.
  • اگر از جلوه های صوتی استفاده کرده اید، صبر کنید تا صدا به پایان برسد.
  • اگر محتوا پیچیده است، اسلایدها را چاپ کنید تا مخاطب بتواند یادداشت برداری کند.
  • پشت خود را به مخاطبان نکنید. سعی کنید مانیتور را طوری قرار دهید که بتوانید در طی ارائه، رو به سمت مخاطبان باشید.

نکته های عالی برای داشتن ارائه خوب با پاورپوینت

منبع: ncsl

از
1
رای