نامه اداری مثل نامه های معمولی و دوستانه نیست. در نوشتن نامه های اداری نمی توانید از کلمات و جملات محاوره ای استفاده کنید، بلکه باید کاملا رسمی باشد و ادب و احترام حفظ شود. اما نگران باشید. در این مقاله از سایت سلام دنیا، قصد داریم تا به طور کامل در خصوص طرز نوشتن نامه اداری صحبت کرده و در این خصوص به شما اطلاعات دهیم.
نامه اداری چیست؟
نامه اداری، نوعی نامه با ساختار و ویژگی های خاصی است که برای مکاتبات بین یا درون اداره ای سازمان ها و ادارات نوشته می شود. نحوه نگارش آن با نگارش یک نامه دوستانه متفاوت است. در این نوع نامه علاوه بر رعایت نگارش و نحوه نوشتن، باید از واژگان و لغات خاص نامه های رسمی استفاده کنید. نگاش نامه باید به گونه ای باشد که از آن برداشت اشتباه نشود.
نامه اداری از چه بخش هایی تشکیل می شود؟ (فرمت نامه اداری)
- سربرگ: بخش های مهم هر سربرگ شامل تاریخ، شماره پیوست نامه و وضعیت پیوست هستند.
- متن یا محتوا: محتوا یا متن نامه نیز از پنج قسمت تشکیل شده است و شامل ادب و احترام، مقدمه نامه، پیام اصلی، نتیجه گیری و سپاس گزاری می شود.
- پابرگ نامه: در پابرگ نامه نیز باید نام فرستنده، سمت سازمان فرستنده و امضاء درج شده باشد.
در هنگام نوشتن نامه اداری چه نکاتی باید رعایت شود؟
- اولین و مهم ترین نکته در هنگام نوشتن نامه اداری، این است که بدانید با چه کسی قصد دارید تا مکاتبه کنید. در هنگام نوشتن نامه اداری، باید مراحل آن رعایت شود.
- با دقت و صراحت نامه بنویسید و مطمئن شوید که غلط املایی در نامه خود ندارید
- از کلمات عامیانه و کوچه بازاری برای نوشتن نامه های اداری استفاده نکنید
- نهایت تلاش خود را بکنید تا به شکل خلاصه بنویسید و از حشو و بکار بردن کلمات و عبارات هم معنی خودداری کنید.
حتما بخوانید: آموزش گام به گام نوشتن روزمه کاری عالی و بی نقص
- در صورتی که متن نامه طولانی شده است، حدالامکان در نامه، خلاصه ای از دستور و یا ابلاغیه را بنویسید و سپس متن ابلاغیه یا دستور را در پیوست ضمیمه کنید.
- اگر به یک سازمان یا نهادی در بالادست نامه می نویسید، از کلماتی مثل «به استحضار می رساند» استفاده کرده و اگر برای هم رده خود نامه می نویسید، از عباراتی مثل «به آگاهی می رساند» استفاده کنید. اگر به پایین دست خود نامه می نویسید، از عباراتی مثل «به اطلاع می رساند» استفاده کنید.
- نامه ها را با فونت رایج سازمان تایپ کنید. اندازه قلم نیز باید مناسب و خوانا باشد.
- متن را صریح و رسا بنویسید
- از سمت راست نامه شروع به نوشتن کنید و انتهای سمت چپ را برای حاشیه خالی بگذارید.
- نامه را با نام خدا آغاز کنید.
- تاریخ و شماره نامه را بنویسید و ذکر کنید که آیا نامه دارای پیوست است یا خیر.
- در صورتی که مکاتبه بین دو سازمان مختلف است، بهتر است که ابتدا مبدا نامه را مشخص کرده و سپس نام گیرنده نامه را بنویسید. پس از آن موضوع نامه را مطرح کرده و شروع به نوشتن متن اصلی نامه کنید
- اگر نامه ای که می نویسید، در پاسخ به نامه ای دیگر است، حتما در ابتدا نگارش نامه بنویسید که در پاسخ به نامه .... در تاریخ .... است.
- پس از اتمام نامه، یک خط خالی گذاشته و سمت چپ نامه را مهر و امضا کنید
- اگر نامه تان با توجه به نامه های دیگر نوشته شده، از عبارت «عطف به نامه ....» استفاده کنید
- اگر نیاز است تا این نامه را برای بخش های دیگر نیز ارسال کنید، در قسمت پاورقی نامه یک رونوشت تهیه کرده و نام تک تک بخش هایی که نامه برای آنها نوشته شده است را ذکر کنید
- نامه اداری باید در یک سمت صفحه نوشته شود و در حاشیه نامه نباید چیزی بنویسید
- در نگارش نامه باید نهایت دقت را در صحت مطالب کنید
- متن نامه باید مناسب برای فرد گیرنده باشد و پست و مقام شخص گیرنده نامه باید در هنگام نگارش رعایت شود
- نشانه های نگارشی (ویرگول و نقطه و ...) را باید به شکل صحیح به کار ببرید
- در نوشتن نامه اداری، باید از بیان جملات توهین آمیز و تهدید آمیز خودداری کنید
- نامه های اداری باید در برگ کاغذ بزرگ نوشته شود تا امکان ارجاع و حاشیه نویسی وجود داشته باشد
- نامه باید تایپ شود و یا حداقل با خط خوانا نوشته شود
- رعایت سلسله مراتب در نامه های اداری ضروری است. مثلا اگر می خواهید برای یک سازمان یا اداره ای نامه بنویسید، در درجه اول باید مدیر را خطاب قرار دهید. عدم رعایت سلسله مراتب منجر به توهین به افراد پایین تر می شود
- در صورتیکه مخاطب نامه را نمی شناسید، نامه را به شکل کلی بنویسید. در هر اداره ای یک سیستم تفکیک نامه وجود دارد که نامه را به مکان مورد نظرتان می فرستند.
- اگر مکاتبه نامه تان به شکل اینترنتی است، از رنگ های مناسب مثل مشکی یا آبی برای نوشتن استفاده کرده و نامه را با فونت مناسب بنویسید. استفاده از فونت بزرگ در نوشتن نامه اداری نوعی توهین است. ارسال نامه های زیاد برای یک مکان نیز کار پسندیده ای نیست.
نامه های اداری باید از 5 قسمت تشکیل شده باشند
- سرلوحه
- عنوان گیرنده نامه: منظور از گیرنده یا مخاطب همان شخص یا سازمان یا اداره ای است که نامه برای آن ارسال می شود
- عنوان فرستنده: منظور از فرستنده نامه، شخص یا سازمان و یا مقامی است که نامه از طرف او نوشته می شود. برای بیان نام فرستنده نامه از کلمه «از» استفاده می شود.
- موضوع نامه: منظور از موضوع همان عبارت کوتاه و مشخصی است که شخص می خواهد محتوای نامه باشد.
- متن نامه: در واقع مطلب یا شرحی است که در ارتباط با موضوع نامه نوشته می شود. متن نامه ممکن است خیلی کوتاه و مختصر باشد و یا ممکن است در چندین صفحه نوشته شود. مسئولیت نهایی در نامه با فرد یا مقام سازمانی است که نامه را امضاء نموده است.
حتما بخوانید: آموزش نوشتن و انجام کارها با هر دو دست
مراحل گام به گام متن نامه اداری
- برای نوشتن نامه اداری، در ابتدا نام خدا و تاریخ، روز نوشتن نامه را بنویسید.
- با کمی فاصله از سمت راست و رعایت کمی فاصله نسبت به خط اول، شروع به نوشتن نامه با احترام برای شخص گیرنده کنید.
- در ابتدا مقدمه ای بنویسید که مخاطب را جذب کند. نباید یک باره موضوع اصلی را مطرح کنید زیرا باعث گیج شدن و پریشانی خواننده می شود.
- اکنون می توانید متن یا پیکره اصلی نامه را بنویسید.
- پس از بیان درخواست، انتها و پایان نامه را بنویسید. پایان نامه باید به گونه ای باشد که خواننده را تشویق و ترغیب به انجام درخواست تان کند
- پس از اتمام، یک خط را سفید گذاشته و در سمت چپ نامه در قسمت پایین را مهر و امضاء کنید
- اگر نیاز است تا همراه با نامه، بخش های دیگری نیز ارسال شود، در پاورقی نامه قسمتی به شکل رونوشت ایجاد کنید و نام تک تک بخش ها را ذکر کنید.
در ادامه این متن، نمونه هایی از نامه های اداری را برای شما آماده کرده ایم تا بتوانید برای نوشتن نامه های اداری خودتان از آنها ایده بگیرید.
چند نمونه نامه اداری
متن نامه اداری درخواست
1. درخواست اقلام و تجهیزات
جناب آقای....
مدیریت محترم ....
موضوع: درخواست اقلام و تجهیزات
با سلام
بدینوسیله به استحضار می رساند این امور لازم جهت .... نیاز به اقلام و تجهیزات دارد. دستور بفرمائید که مساعدت لازم را مبذول نمایند.
1.
2.
3.
پیشاپیش از حسن توجه جنابعالی نهایت تشکر را دارم.
با تشکر...
رییس قسمت....
2. نمونه نامه اداری برای دادن درخواست انتقالی یا مهمان شدن دانشجو
جناب آقای....
ریاست محترم دانشگاه....
موضوع: درخواست انتقال یا مهمانی
با سلام
بدینوسیله اینجانب دانشجوی ورودی مهر ماه... بعلت اینکه پس از قبولی در دانشگاه و شروع دوران دانشجویی متاهل گردیده و محل اشتغال دائم همسرم در .... است، تقاضای مهمانی به مدت .... به دانشگاه .... را دارم.
با در نظر گرفتن مشکلات دیگر از جمله مشکلات مالی، اجتماعی و خانوادگی و فوت اقوام درجه یک، از جنابعالی تقاضا مساعدت دارم. لطفا دستور مساعدت لازم در خصوص دانشجوی مهمان را مبذول بفرمائید.
با تشکر و سپاس
///////////////////////
3. متن نامه اداری درخواست وام
به نام خدا
جناب آقای/ سرکار خانم...
موضوع: درخواست وام یا مساعده حقوق
با سلام و احترام
بدینوسیله اینجانب... کارمند یا کارگر شماره.... که در قسمت.... مشغول به کار هستم، به دلیل مشکلات مالی و شخصی، تقاضای دریافت مبلغ.... ریال وام/ مساعده حقوق دارم که به اقساط ماهیانه.... ریال در مدت... ماه توسط قسمت حسابداری از اولین حقوق و دستمزد پس از دریافت کسر گردد.
خواهشمند است دستور فرمائید که اقدام لازم را مبذول نمایند.
پیشاپیش از مساعدت جنابعالی بی نهایت سپاسگذارم.
سخن آخر
نوشتن نامه اداری قواعد و شیوه نگارش خاص خود را دارد. رعایت این نکات می تواند به جلب توجه مخاطب و رسیدگی به درخواست تان تاثیر گذار باشد. امیدوارم خواندن این مقاله سلام دنیا، کمک بزرگی به شما برای نوشتن نامه های اداری کرده باشد. آیا در خصوص طرز نوشتن نامه اداری سوالی دارید؟ آن را در بخش نظرات زیر با ما در میان بگذارید. همچنین اگر از این مطلب لذت بردید میتوانید این پست رو با دوستانتون در شبکه های اجتماعی به اشتراک بگذارید.
مطالب مرتبط:
چگونه تند بنویسیم؛ آموزش تکنیک هایی برای بهتر و سریع‌تر نوشتن
آموزش نوشتن مقدمه هایی کوتاه و زیبا برای انشا بهمراه نکات کلیدی در نگارش انشا