احتمالا شما یک کاربر مشتاق جیمیل (Gmail) هستید و از آن به طور روزانه استفاده می نمایید. آیا فکر می کنید که از تمامی عملکرد جیمیل جهت اطمینان از حداکثر بهروه وری در هنگام کار استفاده کرده اید؟ احتمالا خیر. در واقع، تمام ویژگی های مفید جیمیل به صراحت بیان نشده اند. بنابراین در این مقاله از بخش اینترنت سایت دنیا، شما را با 16 ترفند کمتر شناخته شده جیمیل آشنا خواهم نمود که بهروه وری شما را به طرز فوق العاده ای افزایش می دهد.
16 ترفند کمتر شناخته شده جیمیل (Gmail) که بهره وری را افزایش می دهند
1. تنظیمات جیمیل برای لغو ارسال نامه فرستاده شده
اشتباه در ارسال ایمیل بسیار متداول است. در یک نظر سنجی AOL که تحت عنوان CBS صورت گرفته است؛ نشان می دهد که در حدود 32 درصد از مردم به طور تصادفی، ایمیل اشتباه ارسال می نمایند. ارسال یک ایمیل اشتباه با فایل ضمیمه نامطلوب یا انتقال اطلاعات محرمانه ممکن است تصوری غلط را به عنوان یک فرد حرفه ای ایجاد نماید و یا حتی می تواند در کار شما اختلال ایجاد کند. با در نظر گرفتن این اشتباه متداول، جیمیل امکانی را فراهم نموده است که می توانیم به کمک آن یک ایمیل ارسال شده را در مدت زمان کمتر از 30 ثانیه «لغو ارسال» نماییم.
جهت انجام این کار، به سادگی به صفحه «تنظیمات» حساب جیمیل خود بروید. گزینه لغو ارسال را فعال نمایید و مدت لغوسازی را مطابق با خواسته خود تنظیم نمایید. عکس صفحه زیر به شما در درک بهتر کمک خواهد نمود.
حتما بخوانید: آموزش ساخت حساب جیمیل (Gmail) به زبان ساده
2. تنظیمات جیمیل برای : اینکه تمام ایمیل ها را در یک صفحه دریافت نمایید
آیا شما از اشخاصی هستید که از ورق زدن صفحه متنفر است؟ آیا ترجیح می دهید که تمام ایمیل ها را در یک صفحه ببینید به جای اینکه در صفحات مختلف اجتماعی و تبلیغات ببینید؟
این ترفند تضمین می نماید که تمام ایمیل ها، صرف نظر از دسته بندی آنها، به طور منظم در صندوق (Inbox) اصلی جیمیل قرار داده می شوند. برای رسیدن به این هدف، به سادگی به تنظیمات جیمیل خود بروید و بر روی صفحه صندوق کلیک نمایید. می توانید صندوق تبلیغاتی و اجتماعی را از حالت انتخاب خارج نمایید و به این ترتیب تمام ایمیل های شما در یک صفحه قرار می گیرند.
3. ترفندهای جیمیل: صفحات بیشتری دریافت نمایید
به هر حال، اگر شما از دسته افرادی نیستید که یک فهرست طولانی از اشخاص و اشیاء را می پسندد، می توانید صفحاتی مانند به روز رسانی و انجمن ها و ایمیل های بیشتر مجزا را بیافزایید. ایمیل ها به صورت خودکار به صفحات جدید منتقل می شوند و به شما کمک می کنند تا بر روی ایمیل های مهم تر تمرکز نمایید.
4. تنظیمات جیمیل: حذف خودکار ایمیل
جیمیل یک سند نرم افزاری سفارشی ایجاد نموده است که ویژگی از بین رفتن خودکار دارد. با استفاده از آن می توانید یک تایمر به پست الکترونیکی خود اضافه کنید که ایمیل بعد از یک دوره زمانی مشخص حذف خواهد شد. این کار زمانی کمک می کند که شما نمی خواهید یک ایمیل به شخص دیگری ارسال شود. برای انجام این کار، قبل از ارسال ایمیل، بر روی آیکون قفل در کنار دکمه ارسال کلیک نمایید.
یک صفحه جدید با نام حالت محرمانه با گزینه «تنظیم مدت زمان» باز می شود. تغییرات لازم را در این قسمت انجام دهید. به عکس صفحه و ایمیل هایی که به طور خودکار حذف شده اند، مراجعه نمایید.
حتما بخوانید: روش بازیابی جیمیل حذف شده
5. ارسال ایمیل با یک کد تایید
حالت محرمانه مورد بحث در بالا نیز این امکان را می دهد تا یک ایمیل را با یک رمزگذاری تایید ارسال از طریق فرستادن پیامک به گیرنده، ارسال نمایید. این کار شما را قادر می سازد که یک پوشش امنیتی اضافی در پست الکترونیک خود ایجاد نمایید. با استفاده از این ویژگی، می توانید اطمینان حاصل نمایید که ایمیل تنها توسط گیرنده مورد نظر قابل خواندن است.
6. از ترفندهای جیمیل : گزینه های صفحه کلید
اگر از دسکتاپ یا لپتاپ خود جهت چک کردن ایمیل های خود استفاده می نمایید، می توانید از کلیدهای میانبر صفحه کلید خود جهت افزایش بهره وری استفاده نمایید. برخی از ترفندهای معروف جیمیل جهت افزایش بهره وری عبارتند از:
- اگر در حال خواندن یک پیام مکالمه چند رسانه ای هستید، از کلید الفبایی «N» جهت خواندن پیام بعدی و «P» جهت خواندن پیام قبلی استفاده نمایید.
- با استفاده از کلید های کنترل+ اینتر (Ctrl+ Enter) می توانید پیام متنی خود را ارسال نمایید.
جهت استفاده از گزینه های صفحه کلید، باید آن را از تنظیمات جیمل (Gmail) خود همان طور که در صفحه نمایش داده شده است، فعال نمایید.
7. ترفندهای جیمیل : نمایش تراکم
اگر ایمیل های زیادی دریافت نکرده اید، توصیه می کنم که تراکم صفحه نمایش صندوق ورودی جیمیل را کاهش دهید. این کار، مانند یک عملگر چند پنجره ای عمل می نماید. همچنین به شما کمک می کند تا تنها بخش های مهم ایمیل را بررسی نمایید.
8. ترفندهای جیمیل : امکان پاسخ به همه
گاهی اوقات فراموش می کنیم که گزینه «پاسخ به همه» را در هنگام ارسال پاسخ به چندین نفر انتخاب نماییم. به هر حال، جیمیل راه حلی برای این مشکل ارائه نموده است. تنها بر روی صفحه تنظیمات کلیک کنید و به صفحه برگه عمومی بروید. در قسمت پایین «رفتار پاسخ پیش فرض» بروید و گزینه «پاسخ به همه» را انتخاب نمایید. اکنون گزینه «پاسخ به همه» همیشه گزینه انتخاب پیش فرض هنگام صحبت با چندین گیرنده است.
9. نمایش حداکثر تعداد ایمیل ها در هر صفحه
اگر تعداد بسیار زیادی ایمیل در طول روز دریافت می نمایید، قطعا باید این گزینه را بررسی نمایید. این کار به شما توانایی دسترسی بیشتر به تبدیل در هر صفحه را می دهد. برای این منظور، به تنظیمات بروید و بر روی نوار منو عمومی کلیک نمایید و به پایین صفحه «حداکثر اندازه صفحه» بروید. سپس تعداد تبدیل هایی که در هر صفحه می خواهید را تنظیم نمایید. به عنوان مرجع، عکس صفحه زیر را مشاهده نمایید.
حتما بخوانید: آموزش روش ارسال ایمیل از یاهو به جیمیل
10. ترفندهای جیمیل: مشاهده تبدیل
اگر طرفدار جیمیل کلاسیک هستید، این یک ترفند مفید است. جهت جلوگیری از نمایش «موضوع» به نفع مکالمات قدیمی، از مراحل زیر تبعیت نمایید. به منو عمومی در پنجره تنظیمات بروید و به سادگی به پنجره «مشاهده تبدیل» مراجعه نمایید و گزینه «خاموش کردن مشاهده تبدیل» را فعال نمایید. به قسمت ضبط صفحه در زیر مراجعه کنید.
11. تنظیمات جیمیل: اطلاع رسانی دسکتاپ
اگر از طریق ایمیل های خود کسب درآمد می کنید، این یک گزینه عالی است. می توانید به سادگی یک فرمت کروم از جیمیل اضافه نمایید و یا به قسمت تنظیمات> عمومی> و اعلان دسکتاپ مراجعه نمایید و آن را فعال کنید. همچنین اگر هشدار ایمیل برای عملکردهای مهم را راه اندازی کرده اید، بسیار مفید است. تصویری که در ادامه به اشتراک گذاشته شده است، به شما در تنظیم آن کمک خواهد کرد.
12. ترفندهای جیمیل: جست و جوی پیشرفته
این یکی از عملگرهای مورد علاقه من در بین تمامی عملگرها است. احتمالا از ویژگی جست و جوی منظم برای جیمیل خود استفاده می کنید. با این حال، با تعداد زیاد ایمیل در صندوق ورودی، یافتن اطلاعات خاص دشوار است. این قسمتی است که جست و جوی پیشرفته موثر است. با استفاده از این ویژگی، می توانید با استفاده از فیلترهای مفید که در زیر نشان داده شده است، یک ایمیل خاص را از بین صدها ایمیل در صندوق خود جست و جو نمایید.
13. فایل های گوگل درایو را وارد نمایید
آیا نیاز به ارسال فایلی با حجم بسیار دارید؟ با ویژگی یکپارچه سازی جدید ایمیل این مشکل حل شده است. می توانید فایلهای درایو گوگل خود را به عنوان پیوست به ایمیل خود ضمیمه نمایید.
به سادگی بر روی گزینه گوگل درایو خود در پایین ترین بخش پنجره کلیک نمایید. این کار فایل را به یک لینک تبدیل و یا به صورت یک پیوست در قسمت پایین نشان می دهد.
حتما بخوانید: آموزش استفاده از ترفندهای مترجم گوگل ترنسلیت
14. منو راست کلیک
سابقا از ویژگی های کلاسیک نبود. کلیک راست قدیمی مناسب در این قسمت قرار دارد. اکنون اگر ایمیل های خود را راست کلیک نمایید، می توانید به منو که ایمیل را با علامت گذاری به صورت خوانده نشده، آرشیو و یا حذف یک پیام نشان می دهد، دسترسی پیدا کنید. همه آن با کلیک بر روی گزینه پایینی، مستقیما در صفحه صندوق صورت می گیرد.
15. پاسخ دهنده در تعطیلات
در حال ترک محل هستید؟ زمان کافی جهت پاسخ به تمام ایمیلهای دریافتی خود را ندارید؟ به گزینه پاسخ دهنده خودکار جیمیل خود مراجعه نمایید. می توانید پیغامی را که می خواهید برای افراد ارسال نمایید، سفارشی کنید. برای فعال سازی آن، به سادگی به تنظیمات مراجعه کنید بر روی برگه عمومی کلیک کنید و گزینه پاسخ دهنده در تعطیلات را فعال نمایید.
16. ترفندهای جیمیل: بازیابی حساب
من روزانه حداقل یک ایمیل در اسپم خود دریافت می کنم که تلاش می کند حساب کاربری من را هک کند. جهت اهداف امنیتی، گزینه های بازیابی حساب خود را به روز رسانی نمایید. این کار زمانی مفید خواهد بود که رمز عبور خود را به خاطر نداشته و یا هک شده باشید. این تنها بخشی از سوال هایی است که شما باید در هنگام ایجاد حساب کاربری تنظیم کنید (یا بعدا به روزرسانی نمایید).
نکات اضافی: باید پاسخ ها را به خاطر داشته باشید. بنابراین چیزی را انتخاب کنید که احتمال فراموشی یا اشتباه کردن آن بسیار کم باشد.
نتیجه گیری
اگر مدت زمان قابل توجهی را صرف ایمیل می کنید، این ترفندها حتما بهره وری شما را بهبود می بخشد و با تجربه بهتری از ایمیل استفاده خواهید نمود. تنظیمات جیمیل خود را آغاز نمایید و از تمام این ترفندها نهایت استفاده را ببرید.
منبع: lifehack