یکی از برنامه‌هایی که اغلب برای کارهای ورود داده استفاده می‌شود اکسل است. با مایکروسافت اکسل، می توانید یک فرم داده ایجاد کنید، اطلاعات روی فرم را مستند کنید و از ابزارهای دیگر در اکسل برای تجزیه و تحلیل اطلاعات استفاده کنید. با این حال، تجزیه و تحلیل انجام شده در اکسل فقط به اندازه داده های ارائه شده دقیق خواهد بود. یکی از راه‌های اطمینان از صحت و مناسب بودن داده‌ها استفاده از data validation است. ویژگی data validation در مایکروسافت اکسل اطلاعاتی را که می توان در یک سلول ارائه کرد محدود می کند. همچنین می‌تواند دستورالعمل‌هایی را در مورد اینکه چه چیزی را در یک سلول وارد کند به کاربر بدهد. در این مقاله سلام دنیا، نحوه استفاده از اعتبارسنجی داده ها در اکسل ؛ ایجاد پیغام خطا در اکسل و روش تنظیم دیتا ولیدیشن Data validation در اکسل آورده شده است. با ما همراه باشید.
نحوه تنظیم Data validation در مایکروسافت اکسل
با اعتبارسنجی داده ها، می توانید نوع اطلاعاتی را که می خواهید در یک سلول محدود کنید. به عنوان مثال، شما می توانید یک سلول را فقط برای پذیرش تاریخ، عدد، اعشار و غیره محدود کنید. همچنین می توانید با استفاده از اعتبارسنجی داده ها، یک کشویی ایجاد کنید. در اینجا نحوه انجام این کار آمده است:
حتما بخوانید: نحوه انتخاب چند ستون در اکسل با فرمول و Excel VBA
- مرحله 1: روی دکمه Start در نوار وظیفه کلیک کنید تا منوی Start باز شود و Excel را برای جستجوی برنامه تایپ کنید.
- مرحله 2: از نتایج، روی برنامه Microsoft Excel یا Workbook کلیک کنید تا باز شود.
- مرحله 3: در کتاب کار اکسل، سلول یا سلول هایی را که می خواهید یک قانون اعتبارسنجی داده را به آن معرفی کنید، انتخاب کنید.
- مرحله 4: در نوار اکسل، روی تب Data کلیک کنید.
- مرحله 5: در گروه Data Tools، روی منوی کشویی Data Validation کلیک کنید.
- مرحله 6: از منوی کشویی روی Data Validation کلیک کنید.
- مرحله 7: در پاپ آپ Data Validation، روی تب تنظیمات کلیک کنید.
- مرحله 8: روی منوی کشویی زیر منوی Allow کلیک کنید.
- مرحله 9: یکی از موارد زیر را از منوی کشویی انتخاب کنید:
حتما بخوانید: آموزش قرار دادن لینک فایل پی دی اف در اکسل
- Any value: هیچ معیار اعتبارسنجی داده برای سلول ها اعمال نشده است.
- Whole number: یک عدد صحیح را بین مقادیر حداقل و حداکثر تنظیم شده اجازه می دهد.
- DECIMALE: اعشاری را بین مقادیر حداقل و حداکثر تنظیم شده قرار می دهد.
- List: به کاربران اجازه می دهد تا یک لیست کشویی ایجاد کنند تا مقادیری را از بین آنها انتخاب کنند.
- Date: به داده ای در حداقل و حداکثر مقادیر تنظیم شده اجازه می دهد.
- Time: زمانی را در حداقل و حداکثر مقادیر تنظیم شده اجازه می دهد.
- Text Length: به متنی با تعداد کاراکتر خاص اجازه می دهد.
- Custome: به کاربران اجازه می دهد یک فرمول سفارشی تنظیم کنند.
نکته: اگر فهرست و سفارشی را انتخاب کرده اید، پس از وارد کردن منبع فهرست یا فرمول خود در شبکه ارائه شده، به مرحله 10 بروید. اگر گزینه های Whole Number، Decimal، Date، Time و Text Length را انتخاب کرده اید، به مرحله 12 بروید.
- مرحله 10: روی منوی کشویی زیر منوی Data کلیک کنید و یکی از این شرایط را انتخاب کنید:
حتما بخوانید: تبدیل پی دی اف به اکسل بدون بهم ریختگی آنلاین رایگان
- Between: مقادیر مجاز به سلول باید در محدوده مشخص شده باشد.
- Not between: مقادیر مجاز به سلول باید خارج از محدوده مشخص شده باشند.
- Equal to: مقدار وارد شده به سلول باید دقیقاً همانطور که مشخص شده باشد.
- Not equal to: مقدار وارد شده به سلول باید با حد مشخص شده متفاوت باشد.
- Greater than: مقدار وارد شده به سلول باید بیشتر از حداقل مشخص شده باشد.
- Less than: مقدار وارد شده به سلول باید کمتر از حداکثر تعیین شده باشد.
- Greater than or equal to: مقدار وارد شده به سلول باید بیشتر یا مساوی با حداقل مشخص شده باشد.
- Less than or equal to: مقدار وارد شده به سلول باید کمتر یا مساوی با حداکثر تعیین شده باشد.
- مرحله 11: در قسمت های حداقل و/یا حداکثر، محدودیت های داده خود را وارد کنید.
- مرحله 12: برای ذخیره تغییرات روی OK کلیک کنید.
نحوه افزودن پیام های ورودی برای Data validation در مایکروسافت اکسل
حتما بخوانید: آموزش کشیدن و ساخت جدول در اکسل ویندوز و مک
اکنون که اعتبارسنجی داده ها در اکسل شما تنظیم شده است، داده های ارائه شده باید با محدودیت های مشخص شده شما مطابقت داشته باشد. با این حال، زمانی که دیگران روی سلول‌های اعتبارسنجی کلیک می‌کنند، می‌توانید یک پیام نمایشی تنظیم کنید. به این ترتیب، آنها می دانند که چه نوع داده ای مورد نیاز است. در اینجا نحوه پیکربندی پیام ورودی آورده شده است.
- مرحله 1: در صفحه گسترده اکسل، سلول هایی را انتخاب کنید که می خواهید پیام ورودی در آنها ظاهر شود.
- مرحله 2: در نوار Excel، روی تب Data کلیک کنید.
- مرحله 3: در گروه Data Tools، روی منوی کشویی Data Validation کلیک کنید.
- مرحله 4: از منوی کشویی روی Data Validation کلیک کنید.
- مرحله 5: در پاپ آپ Data Validation، روی زبانه Input Message کلیک کنید.
- مرحله 6: کادر کنار «Show input message when cell is selected» را علامت بزنید.
- مرحله 7: در هر دو قسمت Text و Input message متن دلخواه خود را وارد کنید.
- مرحله 8: برای ذخیره تغییرات روی OK کلیک کنید.
نحوه ایجاد پیام های خطا برای Data validation در مایکروسافت اکسل
حتما بخوانید: استخراج و انتقال جدول از پی دی اف به اکسل
هنگامی که کاربران اطلاعات اشتباهی را در یک سلول اعتبارسنجی داده وارد می کنند، می توانید پیام خطای ظاهر شده را پیکربندی کنید. در اینجا نحوه انجام این کار آمده است:
- مرحله 1: در صفحه گسترده اکسل، سلول هایی را انتخاب کنید که می خواهید پیام ورودی در آنها ظاهر شود.
- مرحله 2: در نوار Excel، روی تب Data کلیک کنید.
- مرحله 3: در گروه Data Tools، روی منوی کشویی Data Validation کلیک کنید.
- مرحله 4: از منوی کشویی روی Data Validation کلیک کنید.
- مرحله 5: در پاپ آپ Data Validation، روی تب Error Alert کلیک کنید.
- مرحله 6: کادر کنار " Show error alert after invalid data is entered " را علامت بزنید.
مرحله 7: روی منوی کشویی زیر فیلد Style کلیک کنید و نمادی را که می خواهید برای پیام خطا نشان دهید از گزینه های زیر انتخاب کنید:
- Stop
- Warning
- Information
- مرحله 8: در قسمت عنوان و پیام خطا، متن دلخواه خود را وارد کنید.
- مرحله 9: برای ذخیره تغییرات روی OK کلیک کنید.
نحوه حذف قوانین Data validation در مایکروسافت اکسل
در اینجا نحوه حذف قانون اعتبارسنجی داده ها از یک سلول در Microsoft Excel آورده شده است:
حتما بخوانید: آموزش تبدیل عکس به جدول اکسل در اندروید و آیفون
- مرحله 1: در صفحه گسترده اکسل، سلول هایی را که می خواهید قوانین اعتبارسنجی داده را از آنها حذف کنید، انتخاب کنید.
- مرحله 2: در نوار Excel، روی تب Data کلیک کنید.
- مرحله 3: در گروه Data Tools، روی منوی کشویی Data Validation کلیک کنید.
- مرحله 4: از منوی کشویی روی Data Validation کلیک کنید.
- مرحله 5: در پاپ آپ Data Validation، روی تب تنظیمات کلیک کنید.
- مرحله 6: روی دکمه Clear All در پایین پنجره پاپ آپ کلیک کنید تا همه ورودی ها پاک شوند.
- مرحله 7: برای ذخیره تغییرات روی OK کلیک کنید.
سخن آخر
برخلاف مایکروسافت ورد، ویژگی تغییر مسیر در مایکروسافت اکسل کاملاً دقیق نیست. این امر تعیین دقیق تغییرات ایجاد شده در اکسل با بررسی تاریخچه تغییرات را دشوار می کند. با این حال، می توانید از تاریخچه نسخه فایل اکسل خود برای مقایسه و شناسایی تفاوت بین فایل ها استفاده کنید.
مطالب مرتبط:
رفع مشکل ذخیره نشدن فایل اکسل [Document not saved] در ویندوز 11
آموزش تبدیل عکس به اکسل در کامپیوتر و به صورت آنلاین
دیدگاه ها