مایکروسافت اوت لوک (Microsoft Outlook) امکانات متنوعی برای مدیریت جلسات و قرارها در اختیار شما قرار میدهد، از جمله ارائه تاریخها و ساعتهای پیشنهادی و دریافت پاسخ از افراد مختلف. قابلیت نظرسنجی زمانبندی (Scheduling Poll) به شما کمک میکند تا یک نظرسنجی تقویمی ایجاد کرده و اولویتهای شرکتکنندگان را جمعآوری کنید. با استفاده از این روش، از تبادل ایمیلهای متعدد و وقتگیر جلوگیری میشود و پاسخدهی به دعوتنامهها سریعتر انجام میشود. با دنبال کردن مراحل ساده، میتوانید مطمئن شوید که نظرسنجیها و دعوتنامهها بهطور مؤثر دریافت و پاسخ داده میشوند. در این مقاله از سلام دنیا به آموزش راه اندازی RSVP و نظرسنجی تقویم در اوت لوک پرداختهایم.
چگونه یک نظرسنجی تقویمی در اوتلوک ایجاد کنیم؟
حتما بخوانید: نحوه گذاشتن عکس پروفایل در اوت لوک
- گام 1: با کلیک روی دکمهٔ “ایمیل جدید (New Email)” یک ایمیل جدید بسازید.
- گام 2: محتوا و گیرندگان ایمیل خود را اضافه کنید.
- گام 3: به زبانهٔ “پیام (Message)” بروید و گزینهٔ “نظرسنجی زمانبندی جدید (New Scheduling Poll)” را پیدا کنید.
گام 4: همچنین میتوانید این گزینه را در بخش تقویم (Calendar) اوت لوک پیدا کنید
برای این کار یک قرار ملاقات یا جلسهٔ جدید ایجاد کنید و در زبانهٔ “جلسه (Meeting)” دنبال “New Scheduling Poll” بگردید. برای ایجاد یک قرار ملاقات جدید، کافی است تقویم اوتلوک خود را باز کرده و روی روز مورد نظر برای جلسه دوبار کلیک کنید. با این کار پنجرهٔ جدیدی باز میشود که در آن گزینهٔ زمانبندی مربوطه قابل دسترسی است، همانطور که در تصویر نشان داده شده است.
گام 5: با استفاده از هر دو روش، پنجرهای با عنوان «نظرسنجی زمانبندی» ظاهر میشود
در این بخش میتوانید تاریخ و مدت زمان جلسه را انتخاب کرده و چند زمان پیشنهادی برای جلسه مشخص کنید. اگر دریافتکنندگان نیز از Outlook استفاده کنند، وضعیت دسترسی آنها در کنار هر بازه زمانی نشان داده میشود. در مثال نشان داده شده، هر دو دریافتکننده در تمام بازههای زمانی پیشنهادی آزاد هستند. این موضوع با علامت یک نفر و عدد «2» کنار آن مشخص شده است.
گام 6: ایمیل یا دعوتنامه تقویم خود را با اطلاعات مرتبط کامل کنید.
فراموش نکنید هر سند یا دستور جلسهای که ممکن است دریافتکنندگان نیاز داشته باشند، ضمیمه کنید. پس از ارسال دعوتنامه یا ایمیل، دریافتکنندگان میتوانند گزینهای را انتخاب کنند که برای آنها مناسبتر است. پاسخها مستقیماً به صندوق ورودی ایمیل شما ارسال میشود. اگر گزینه «زمانبندی هنگامی که شرکتکنندگان به توافق رسیدند» را فعال کنید، دعوتنامه تقویم بهطور خودکار به زمانی که برای همه مناسبتر است، بهروز خواهد شد. برای ایجاد تغییرات، کافی است روی قرار ملاقات در تقویم خود دوبار کلیک کرده و تاریخ و زمان را بهصورت دستی تغییر دهید.
توجه: ممکن است بتوانید نظرسنجی زمانبندی را هم در نسخه وب Outlook و هم در نسخه دسکتاپ آن اضافه کنید، اما راهاندازی این قابلیت نیازمند تنظیمات مدیر شبکه مایکروسافت شما است.
سخن آخر
ایجاد نظرسنجی تقویمی در اوتلوک باعث میشود زمانبندی جلسات و دریافت پاسخها سریعتر و منظمتر انجام شود. با دنبال کردن مراحل ساده میتوانید دعوتنامهها و نظرسنجیها را بهراحتی ارسال کرده و پاسخ همهٔ شرکتکنندگان را در یک مکان جمعآوری کنید. این روش از ارسال ایمیلهای متعدد و زمانبر جلوگیری میکند و هماهنگی جلسات را برای همه آسانتر میسازد. بهرهگیری از این قابلیت، تجربهٔ مدیریت جلسات را در اوتلوک بسیار مؤثر و کاربردی میکند.
مطالب مرتبط:
تغییر رمز عبور و پسورد اکانت اوت لوک
روش دانلود و ذخیره ایمیل از اوت لوک (Outlook) در کامپیوتر و گوشی
فعال کردن اعلان و نوتیفیکیشن ایمیل اوت لوک (Outlook) در ویندوز 11
دیدگاه ها