اگر فضای ذخیره‌سازی صندوق پستی شما در Outlook پر شده است و با پیغام "صندوق پست شما پر است، ممکن است نتوانید موارد را ارسال یا دریافت کنید" مواجه می‌شوید، ممکن است نیاز باشد به سرعت اقدام کنید. یکی از راه‌های حل این مشکل استفاده از ابزار Mail Cleanup است که به شما کمک می‌کند ایمیل‌های قدیمی را به صورت خودکار حذف کنید و فضای ذخیره‌سازی را آزاد سازید. همچنین، حذف دستی ایمیل‌های بزرگ و ذخیره پیوست‌ها در خارج از صندوق پستی می‌تواند به کاهش حجم آن کمک کند. در برخی مواقع، فشرده‌سازی فایل‌های PST Outlook نیز می‌تواند راه‌حل موثری برای کاهش فضای مورد نیاز باشد. در این مقاله از سلام دنیا، به بررسی مراحل استفاده از این ابزار و دیگر روش‌های موثر برای مدیریت فضای ذخیره‌سازی در اوت لوک (Outlook) خواهیم پرداخت.
راهنمای رفع مشکل پر شدن فضای ذخیره سازی صندوق پستی در Outlook
حتما بخوانید: آموزش روش ترجمه ایمیل در اوت لوک به طور خودکار
1. رفع خطای پر شدن فضای ایمیل Outlook با استفاده از ابزار پاکسازی صندوق ورودی
- مرحله 1: برنامه Outlook را باز کنید و روی منوی File در گوشه بالا سمت چپ کلیک کنید.
- مرحله 2: در برگه اطلاعات ، روی Tools > Mailbox Cleanup کلیک کنید .
- مرحله 3: گزینه Find items older than را انتخاب کنید و مقدار را بر حسب روز در کادر متن وارد کنید. سپس، روی Find کلیک کنید .
- مرحله 4: Ctrl + میانبر صفحه کلید را فشار دهید تا همه ایمیل های قدیمی را انتخاب کنید. سپس، کلید Delete را روی صفحه کلید خود فشار دهید تا آنها را حذف کنید.
2. رفع خطای پر شدن فضای ایمیل Outlook از طریق پیکربندی با استفاده از راه اندازی مجدد
وقتی ایمیل های ناخواسته را حذف می کنید، Outlook همچنان آنها را به مدت 30 روز در پوشه Deleted Items ذخیره می کند. این رفتار می تواند باعث شود Outlook حتی پس از حذف همه چیز، خطای Mailbox Full را نمایش دهد. برای جلوگیری از این امر، می توانید Outlook را طوری پیکربندی کنید که هنگام بستن برنامه، پوشه Deleted Items را خالی کند. در اینجا نحوه انجام آن آمده است.
- مرحله 1: برنامه Outlook را باز کنید و روی منوی File در گوشه بالا سمت چپ کلیک کنید.
حتما بخوانید: رفع مشکل اتصال و عدم دریافت ایمیل در اوت لوک
- مرحله 2: options را از قسمت سمت چپ انتخاب کنید.
- مرحله 3: به تب Advanced بروید و هنگام خروج از Outlook، پوشه‌های Empty Deleted Items را پاک کنید . سپس، روی OK کلیک کنید .
3. رفع خطای پر شدن فضای ایمیل Outlook از طریق حذف ایمیل ها با حجم زیاد به صورت دستی
یکی دیگر از راه‌های سریع برای آزاد کردن فضای ذخیره‌سازی در صندوق پستی Outlook، حذف ایمیل‌های دارای پیوست‌های بزرگ است. در اینجا این است که چگونه می توانید در مورد آن اقدام کنید.
- مرحله 1: برنامه Outlook را در رایانه شخصی خود باز کنید. روی ورودی Search Folders در پنجره سمت چپ کلیک راست کرده و New Search Folder را انتخاب کنید .
- مرحله 2: در قسمت Organizing Mail، Large mail را انتخاب کنید و حداقل اندازه ایمیل را در کادر مشخص کنید. سپس، روی OK کلیک کنید .
- مرحله 3: کلید Ctrl را روی صفحه کلید خود نگه دارید و ایمیل های ناخواسته را انتخاب کنید. سپس روی دکمه Delete در بالا کلیک کنید.
4. رفع خطای پر شدن فضای ایمیل Outlook از طریق فعال کردن AutoArchive
Microsoft Outlook دارای ویژگی AutoArchive است که می تواند به طور خودکار موارد قدیمی را بایگانی کند تا از پر شدن صندوق پستی شما جلوگیری کند. در اینجا نحوه تنظیم آن آمده است.
حتما بخوانید: روش دانلود و ذخیره ایمیل از اوت لوک
- مرحله 1: برنامه Outlook را در رایانه شخصی خود باز کنید و به File > Options بروید .
- مرحله 2: در پنجره Outlook Options، به تب Advanced بروید و روی دکمه AutoArchive Settings کلیک کنید .
- مرحله 3: تیک Run AutoArchive در هر بار را بزنید و تعداد روزهایی را که پس از آن ویژگی AutoArchive باید اجرا شود را مشخص کنید.
- مرحله 4: از چک باکس ها استفاده کنید تا مشخص کنید Outlook چگونه موارد قدیمی را در طول AutoArchive مدیریت کند.
- مرحله 5: مدت زمان مواردی را که می خواهید بایگانی کنید وارد کنید و سپس روی OK کلیک کنید .
5. رفع خطای پر شدن فضای ایمیل Outlook از طریق ذخیره پیوست‌ها خارج از صندوق پستی
اگر کار شما مستلزم دریافت پیوست‌های زیادی در طول روز است، ممکن است اغلب در Outlook با خطای «صندوق پستی شما پر است» مواجه شوید. برای جلوگیری از این امر، می توانید پیوست های خود را خارج از Outlook ذخیره کنید.
- مرحله 1: برنامه Outlook را راه اندازی کنید و ایمیل حاوی پیوستی را که می خواهید ذخیره کنید باز کنید. روی فلش کنار پیوست خود کلیک کنید و Save As را انتخاب کنید.
- مرحله 2: مکان مورد نظر خود را برای ذخیره پیوست انتخاب کنید و روی Save کلیک کنید .
سپس می توانید با خیال راحت ایمیل حاوی پیوست را حذف کنید.
6. رفع خطای پر شدن فضای ایمیل Outlook از طریق فشده سازی فایل Outlook PST
فشرده سازی فایل Outlook PST در ویندوز می تواند به حذف فضای استفاده نشده و حذف اطلاعات اضافی در فایل داده کمک کند و به طور موثر اندازه آن را کاهش دهد. می توانید این کار را انجام دهید تا Outlook خود پر نشود.
حتما بخوانید: آموزش رفع مشکل درخواست رمز عبور و پسورد مکرر در اوت لوک
- مرحله 1: برنامه Outlook را در رایانه شخصی خود باز کنید و روی منوی File در گوشه بالا سمت چپ کلیک کنید.
- مرحله 2: در تب اطلاعات ، روی تنظیمات حساب کلیک کنید و تنظیمات حساب را از منوی ایجاد شده انتخاب کنید.
- مرحله 3: در تب Data Files، Outlook Data File را انتخاب کرده و روی تنظیمات کلیک کنید.
- مرحله 4: روی دکمه Compact Now کلیک کنید.
صبر کنید تا Outlook حجم فایل داده را کاهش دهد و سپس بررسی کنید که آیا خطا همچنان ظاهر می شود یا خیر.
سخن آخر
مدیریت فضای صندوق پستی Outlook یکی از موارد ضروری برای جلوگیری از بروز خطای "صندوق پستی پر است" است. با استفاده از ابزارهای مختلف مانند ابزار پاکسازی صندوق ورودی، پیکربندی برای حذف خودکار ایمیل‌های حذف‌شده، حذف دستی ایمیل‌های حجیم و فعال کردن ویژگی AutoArchive، می‌توانید فضای خود را بهینه کنید. همچنین، ذخیره‌سازی پیوست‌ها خارج از Outlook و فشرده‌سازی فایل‌های PST به کاهش حجم و رفع مشکلات ناشی از پر شدن فضای ایمیل کمک می‌کند. با پیروی از این مراحل ساده، می‌توانید تجربه کاربری بهتری در استفاده از Outlook داشته باشید و از بروز مشکلات رایج جلوگیری کنید.
مطالب مرتبط:
فعال کردن اعلان و نوتیفیکیشن ایمیل اوت لوک
دانلود بهترین نرم افزار بازیابی و ریکاوری ایمیل برای اوت لوک
روش طراحی و ساخت قالب ایمیل در اوت لوک
دیدگاه ها