وقتی یک فایل ورد را برای دیگران ارسال می‌کنید، تنها محتوای متنی نیست که منتقل می‌شود؛ بلکه اطلاعات پنهانی مانند نام نویسنده، تاریخچه ویرایش، نظرات و محل ذخیره فایل نیز در آن وجود دارد. این اطلاعات که با عنوان فراداده یا متا دیتا (Metadata) شناخته می‌شوند، می‌توانند حریم خصوصی شما را تهدید کنند؛ به‌ویژه زمانی که قصد دارید رزومه، اسناد حقوقی یا فایل‌های حساس را به اشتراک بگذارید. خوشبختانه، مایکروسافت ورد ابزاری به نام Document Inspector در اختیار شما قرار می‌دهد که به کمک آن می‌توانید این داده‌های پنهان را شناسایی و حذف کنید. در این مقاله از سلام دنیا، به بررسی نحوه پاکسازی اطلاعات شخصی از فایل‌های ورد می پردازیم. با ما همراه باشید.
چگونه اطلاعات شخصی را از فایل ورد حذف کنیم؟
1. حذف اطلاعات شخصی از ورد با استفاده از Document Inspector
این سریع‌ترین راه برای پیدا کردن و حذف اطلاعاتی مانند نام نویسندگان، ویرایش‌های قبلی، نظرات و سایر ابرداده‌ها است.
حتما بخوانید: چگونه یک سند Word را حذف کنیم؟
- مرحله 1: در سند ورد، روی File در گوشه بالا سمت چپ کلیک کنید.
- مرحله 2: INFO را انتخاب کنید.
- مرحله 3: روی منوی کشویی کنار گزینه «بررسی مشکلات» کلیک کنید، سپس روی «بازرسی سند» کلیک کنید.
- مرحله 4: یک کادر با چندین گزینه ظاهر می‌شود. همه چیز را علامت بزنید، سپس روی Inspect کلیک کنید.
- مرحله 5: برای هر داده‌ای که پیدا شد، روی حذف همه (Remove All) در کنار آن کلیک کنید.
این کار بیشتر اطلاعات شخصی و پنهان را پاک می‌کند. پس از انجام این کار، سند را با نام جدیدی ذخیره کنید تا نسخه‌ای تمیز داشته باشید.
2. حذف اطلاعات شخصی از ورد با استفاده از حذف فراداده
حتی پس از استفاده از Inspector، برخی از ویژگی‌های سند هنوز می‌توانند ذخیره شوند. می‌توانید آنها را به صورت دستی حذف کنید.
حتما بخوانید: آموزش حذف صفحه در ورد
- مرحله 1: در سند ورد، روی File در گوشه بالا سمت چپ کلیک کنید.
- مرحله 2: info را انتخاب کنید.
- مرحله 3: در سمت راست، «Properties» را خواهید دید. روی «Show all properties» کلیک کنید.
- مرحله 4: هرگونه اطلاعات شخصی ذکر شده در آنجا را حذف کنید.
3. حذف اطلاعات شخصی از ورد از طریق جلوگیری از افزودن متادیتا به کلمه
اگر می‌خواهید ورد از همان ابتدا اضافه کردن این اطلاعات را متوقف کند، می‌توانید جزئیات پیش‌فرض کاربر را تغییر دهید:
- مرحله 1: سند Word را باز کنید، سپس روی File کلیک کنید.
- مرحله 2: Options را انتخاب کنید.
- مرحله 3: روی General کلیک کنید.
- مرحله 4: در قسمت «Personalize your copy of Microsoft Office»، نام و حروف اول نام خود را حذف یا جایگزین کنید.
4. حذف اطلاعات شخصی از ورد از طریق غیرفعال کردن و پذیرش تغییرات ردیابی شده
اگر سند شما ویرایش‌ها یا نظرات ردیابی شده دارد، این موارد می‌توانند نشان دهند که چه کسی و چه زمانی تغییرات را انجام داده است. شما باید یا تغییرات را بپذیرید یا آنها را به طور کامل حذف کنید.
حتما بخوانید: روش حذف متادیتای عکس و فایل در ویندوز
- مرحله 1: به برگه مرور (Review) در بالای نرم‌افزار ورد بروید.
- مرحله 2: اگر نشانه‌گذاری را مشاهده کردید، روی پذیرش > پذیرش همه تغییرات کلیک کنید.
- مرحله 3: سپس روی حذف > حذف همه نظرات در سند کلیک کنید.
این کار هر چیزی که به نام شما مرتبط است، مانند پیشنهادات، ویرایش‌ها یا یادداشت‌ها را پاک می‌کند. پس از انجام این کار، ارسال آن ایمن است.
5. حذف اطلاعات شخصی از ورد از طریق ذخیره یک کپی بدون اطلاعات شخصی
همچنین می‌توانید به ورد دستور دهید که هر بار که ذخیره می‌کنید، به‌طور خودکار داده‌های شخصی را حذف کند.
- مرحله 1: روی گزینه File در گوشه بالا سمت چپ کلیک کنید.
- مرحله 2: option را انتخاب کنید.
- مرحله 3: روی Trust Center و سپس Trust Center Settings کلیک کنید.
- مرحله 4: privacy options را انتخاب کنید.
- مرحله 5: کادر کنار «Remove personal information from file properties on save» را علامت بزنید.
این تضمین می‌کند که داده‌هایی مانند نام و ویژگی‌های پنهان شما در نسخه‌های بعدی فایل ذخیره نشوند.
سخن آخر
پاک کردن اطلاعات شخصی از فایل‌های ورد، گامی مهم برای حفظ حریم خصوصی و حرفه‌ای‌بودن در زمان اشتراک‌گذاری اسناد است. مایکروسافت ورد ابزارهای متعددی را برای حذف داده‌های پنهان، متادیتا و اطلاعات کاربری در اختیار شما قرار می‌دهد. با استفاده از Document Inspector، حذف دستی مشخصات، غیرفعال‌سازی ردیابی تغییرات و تنظیمات مربوط به حذف خودکار اطلاعات در زمان ذخیره، می‌توانید یک نسخه تمیز و امن از سند خود تهیه کنید. پیش از ارسال هر فایل، این مراحل ساده اما مؤثر را انجام دهید تا امنیت و حریم خصوصی اطلاعاتتان تضمین شود.
مطالب مرتبط:
حل مشکل read only (فقط خواندنی) فایل ورد word
دانلود و تغییر فونت پیش فرض در برنامه ورد
دیدگاه ها