توابع ناشناخته و پنهان اکسل برای بهبود کارایی و صرفه جویی در زمان

بسیاری از ما به توابع محبوب اکسل مانند SUM و VLOOKUP عادت کرده‌ایم و این موضوع باعث می‌شود حتی کاربران باتجربه نیز در انجام کارهای دستی که می‌توانند با استفاده از چند تابع هوشمندانه خودکار شوند، گرفتار شوند. در این مقاله از سلام دنیا، به بررسی برخی از توابع کمتر شناخته‌ شده اکسل می‌پردازیم که می‌توانند به شما کمک کنند زمان بیشتری را صرفه‌جویی کنید و کارایی خود را افزایش دهید. با استفاده از این توابع، می‌توانید به راحتی وظایف پیچیده‌تری را انجام دهید و از قابلیت‌های پنهان اکسل بهره‌برداری کنید. با ما همراه باشید.

8 تابع کمتر شناخته شده اکسل که می‌تواند زمان زیادی را برای شما ذخیره کند

1. تابع‌های پنهان اکسل: تابع unique

در اغلب موارد، صفحات گسترده اکسل حاوی ورودی های تکراری هستند که می تواند داده های شما را به هم ریخته و تجزیه و تحلیل را دشوار کند. مدتی طول کشید تا بدانم که می توانیم به راحتی موارد تکراری را حذف کرده و مقادیر منحصر به فرد را با استفاده از تابع UNIQUE استخراج کنیم. اگر به صورت دستی موارد تکراری را حذف کنید، این عملکرد گردش کار شما را ساده کرده و در وقت شما صرفه جویی می کند.

حتما بخوانید: روش استفاده از تابع COUNT برای شمارش سلول های پر در اکسل

سینتکس این تابع به صورت UNIQUE(array, [by_col] , [exactly_once]) است.

جایی که آرایه به محدوده داده ای اشاره دارد که می خواهید مقادیر منحصر به فرد را از آن استخراج کنید. آرگومان by_col یک مقدار منطقی است—برای مقایسه ستون‌ها آن را روی TRUE یا برای مقایسه ردیف‌ها FALSE قرار دهید. آرگومان saktësisht_once مقادیری را برمی‌گرداند که اگر روی TRUE تنظیم شود، فقط یک بار در محدوده ظاهر می‌شوند. 

2. تابع‌های پنهان اکسل: تابع TEXTSPLIT

تابع TEXTSPLIT به شما امکان می دهد متن را بر اساس یک جداکننده خاص به چند سلول تقسیم کنید. اگر رشته‌ای مانند نام، آدرس یا سایر ورودی‌های داده دارید که می‌خواهید آن را به بخش‌های جداگانه تقسیم کنید، می‌توانید از تابع TEXTSPLIT برای خودکار کردن فرآیند استفاده کنید. این به ویژه هنگام کار با داده های بدون ساختار مفید است.

سینتکس برای TEXTSPLIT معادل TEXTSPLIT (text, col_delimiter , [row_delimiter] , [ignore_empty] , [match_mode] , [pad_with]) است.

در اینجا، متن رشته‌ای است که می‌خواهید تقسیم کنید، col_delimiter کاراکتری است که برای جدا کردن متن به ستون استفاده می‌شود، و row_delimiter متن را به ردیف جدا می‌کند. Ignore_empty تعیین می‌کند که آیا از سلول‌های خالی رد شود (برای نادیده گرفتن آنها روی TRUE تنظیم کنید). به همین ترتیب، match_mode حساسیت حروف کوچک و بزرگ را برای تطبیق متن مشخص می‌کند، و pad_with تعیین می‌کند که وقتی متن به طور مساوی تقسیم نمی‌شود، چه چیزی سلول‌ها را پر می‌کند.

3. تابع‌های پنهان اکسل: تابع CHOOSECOLS / CHOOSEROWS

توابع CHOOSECOLS و CHOOSEROWS به شما امکان می دهند ستون ها یا ردیف های خاصی را از یک مجموعه داده استخراج کنید. این توابع زمانی مفید هستند که بخواهید بر روی بخش‌های خاصی از داده‌های خود برای تجزیه و تحلیل تمرکز کنید بدون اینکه مجموعه داده اصلی را تغییر دهید. به جای کپی و چسباندن دستی، می توانید به راحتی مرتبط ترین اطلاعات را جدا کنید.

حتما بخوانید: رفع مشکل هنگ، سنگین و کند کار کردن excel

فرمول برای CHOOSECOLS این CHOOSECOLS (array, column_num1 , [column_num2] , ...) است.

جایی که آرایه محدوده داده‌هایی است که می‌خواهید ستون‌ها را از آن استخراج کنید، و column_num1 و column_num2 شاخص‌های ستون‌هایی هستند که می‌خواهید انتخاب کنید. فرمول برای CHOOSEROWS مشابه CHOOSEROWS (array, row_num1 , [row_num2] , ...) است.

4. تابع‌های پنهان اکسل: تابع SUBSTITUTE

گاهی اوقات، ما باید اشتباهات تایپی را برطرف کنیم، نام ها را به روز کنیم یا ورودی های یک مجموعه داده را استاندارد کنیم. در حالی که ویژگی Find and Replace اکسل می تواند این کار را انجام دهد، عملکرد SUBSTITUTE این فرآیند را سریعتر و کارآمدتر می کند. این به شما امکان می دهد قسمت خاصی از یک رشته متن را با متن دیگری در یک سلول جایگزین کنید، یک متن خاص را در یک مجموعه داده جایگزین کنید و موارد دیگر.

نحو برای SUBSTITUTE این SUBSTITUTE (text, old_text, new_text, [instance_num]) است.

در جایی که متن سلول یا رشته حاوی متن است، old_text چیزی است که می‌خواهید جایگزین کنید، new_text جایگزین است، و instance_num مشخص می‌کند که کدام رخداد از متن قدیمی باید جایگزین شود.

5. تابع‌های پنهان اکسل: تابع XMATCH

من زمان زیادی را صرف یافتن دستی یک مقدار خاص در محدوده یا آرایه ای از داده ها می کردم تا اینکه در مورد XMATCH یافتم. بر خلاف Find and Replace، تابع XMATCH به شما اجازه می دهد تا به طور موثر یک مقدار را در یک محدوده یا آرایه خاص جستجو کنید، خواه مطابقت دقیق باشد یا مقدار کوچکتر یا بزرگتر بعدی. حتی می توانید جستجوی معکوس انجام دهید.

تابع XMATCH از دستور XMATCH (lookup_value, lookup_array , [match_mode] , [search_mode]) پیروی می کند.

حتما بخوانید: کشیدن و ساخت جدول در Excel

که در آن lookup_value مقداری است که در جستجوی آن هستید و lookup_array محدوده یا آرایه ای است که می خواهید در آن جستجو کنید. Match_mode نحوه یافتن مقدار را توسط تابع تعریف می کند. باید از 0 برای تطابق دقیق، -1 برای تطابق دقیق یا مقدار بعدی کوچکتر، 1 برای تطابق دقیق یا مقدار بعدی بزرگتر و 2 برای تطابق عام استفاده کنید. Search_mode جهت جستجو را تعیین می کند: 1 برای جستجوی استاندارد اول تا آخر و -1 برای جستجوی معکوس از آخرین به اول. 

6. تابع‌های پنهان اکسل: تابع NETWORKDAYS.INTL

NETWORKDAYS.INTL یکی از با ارزش ترین توابعی است که من در اکسل با آن برخورد کرده ام. با استفاده از این تابع، می‌توانم تعداد روزهای کاری بین دو تاریخ را محاسبه کنم و می‌توانم تعریف کنم که کدام روز به عنوان آخر هفته حساب می‌شود. من اغلب از این تابع هنگام برنامه ریزی پروژه ها یا برنامه ریزی وظایف استفاده می کنم.

فرمول به صورت NETWORKDAYS.INTL (start_date, end_date , [weekend] , [holidays]) است.

Start_date و End_date نشان دهنده دوره ای است که با آن کار می کنید.

آخر هفته مشخص می‌کند که کدام روزهای هفته به عنوان تعطیلات آخر هفته در نظر گرفته می‌شوند، و تعطیلات محدوده‌ای از تاریخ‌هایی است که قرار است آن‌ها را به عنوان روزهای غیر کاری در نظر بگیرید. می‌توانید تعطیلات آخر هفته را با استفاده از پارامترهایی مانند 1 برای شنبه و یکشنبه، 2 برای یکشنبه و دوشنبه، 11 برای یکشنبه یا 12 برای دوشنبه سفارشی کنید. همچنین می توانید از یک رشته هفت کاراکتری (مثلاً 0000011) استفاده کنید که در آن هر رقم نشان دهنده یک روز از هفته و 1 نشان دهنده یک روز غیر کاری است. 

7. تابع‌های پنهان اکسل: تابع SEQUENCE

هر زمان که می خواستم یک ویژگی جدید اکسل را امتحان کنم، صفحات گسترده تمرین را دانلود می کردم که زمان بر بود. برای ساده کردن این موضوع، من شروع به استفاده از تابع SEQUENCE برای تولید سریع آرایه های اعداد متوالی کردم. این به من اجازه می دهد تا به راحتی ردیف ها، ستون ها یا حتی شبکه های اعداد ایجاد کنم.

حتما بخوانید: رفع مشکل کار نکردن و غیرفعال شدن نوار ابزار اکسل

همچنین دنباله ای از تاریخ ها را تولید کنم.  نحو تابع SEQUENCE به صورت SEQUENCE (rows, [columns], [start], [step]) است.

جایی که rows مشخص می‌کند چند ردیف در دنباله می‌خواهید، ستون‌ها تعداد ستون‌ها را تعیین می‌کنند، start شماره شروع را مشخص می‌کند، و step افزایش بین هر عدد را تعیین می‌کند.

8. تابع‌های پنهان اکسل: تابع TRIM

هنگام وارد کردن داده ها از منابع آنلاین، باید با فاصله نامنظم بین کلمات روبرو می شدم که پاک کردن آن خسته کننده بود. سپس، تابع TRIM را در اکسل کشف کردم، که به حذف فضاهای اضافی از یک رشته متن کمک می کند و تنها فاصله های تکی بین کلمات باقی می ماند. این یک فرمول ساده برای استفاده است. نحو تابع TRIM به صورت TRIM(text) است. که در آن متن به رشته متن یا مرجع سلولی اشاره دارد که می خواهید فضاهای اضافی را از آن حذف کنید.

این همچنین در هنگام استفاده از توابعی مانند VLOOKUP یا MATCH، که در آن فضاهای اضافی می تواند باعث ایجاد مشکل شود، مشکلات را حل می کند. این توابع کمتر شناخته شده اکسل فقط گوشه ای از مواردی هستند که ممکن است از دست داده باشید. اگر آنها برای شما جدید هستند، آنها را امتحان کنید و ببینید که چگونه جریان کار شما را ساده می کنند. اکسل مملو از ابزارهای قدرتمندتر است، بنابراین کاوش منظم ویژگی‌ های آن را به عادت تبدیل کنید—هرگز نمی‌دانید در آینده چه ترفندی برای صرفه‌جویی در زمان خواهید داشت.

سخن آخر

در این مقاله، به بررسی هشت تابع کمتر شناخته‌شده اکسل پرداخته شد که می‌توانند به شما در صرفه‌جویی در زمان و بهبود کارایی کمک کنند. امیدوارم این توابع برای شما جدید و کاربردی باشند و به بهبود تجربه کار با اکسل شما کمک کنند. از شما دعوت می‌کنم تا این توابع را امتحان کنید و ببینید چگونه می‌توانند جریان کار شما را تسهیل کنند. اکسل پر از امکانات است، پس همواره کاوش در ویژگی‌های آن را ادامه دهید و از هر ابزاری که به صرفه‌جویی در زمان و افزایش بهره‌وری شما کمک می‌کند، بهره‌برداری کنید.

مطالب مرتبط:

توابع مهم اکسل در حسابداری 

روش صفحه بندی در اکسل 

آموزش بازیابی و برگرداندن فایل اکسل ذخیره نشده